Page 232 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

新时期档案管理模式理论与发展创新
Theory and Development Innovation of Archives Management Model in the New Era

第二，扫描纸质档案后形成数字图像文件。这种图像文件的优点是：能保持
档案的内容和排版的原貌，数字化速度快。缺点是：不能进行全文检索，不能编
辑文字内容，且占据存储空间大。
以上两种方法的优缺点正好互补，现在有一种方法能将两者的优点融合在一

个档案中，即制作双层 PDF。其制作方法是：将纸质档案原件扫描成数字化图像
文件后再转换成文本书件，然后将这两个内容一样的文件置入同一个 PDF 文件，
将图像文件置于文本书件的上层，图像文件下层隐藏文本书件。查询该文件时，
我们既能看到上层保持原貌的图像文件，同时也能对隐藏的文本书件进行全文

检索。
2. 缩微转换法
所谓缩微转换法，是针对已经缩微复制的档案，采用专用扫描设备（即缩微
胶片扫描仪）将缩微胶片上的模拟影像转换成数字影像的方法。

与直接扫描法相比，缩微扫描法更经济、简便、高效。然而，这种方法必须
建立在已经对纸质档案进行缩微加工的基础上。
值得注意的是，在对缩微胶片进行扫描加工后，原缩微胶片应与纸质档案一
并保存，不能擅自销毁。由此，该档案形成“三套制”保存状态。虽然缩微胶片

不如数字化档案容易保存、复制、查询、传播，但是作为模拟信息，缩微档案具
有人工可读、稳定性好等数字化档案不具备的优势，又具有体积小等纸质档案不
具备的优势，应当成为档案信息资源的重要补充形式。
（二）纸质档案数字化工作流程

纸质档案数字化是一个较为复杂的过程，其基本环节主要包括：档案整理、
档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、
成果管理等。
1. 档案整理

在对纸质档案进行扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适
当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。
（1）档案出库
一般来说，大批量纸质档案数字化，首先须将待数字化档案从档案库房搬移

至临时周转库房；然后，数字化加工人员从周转库房领取档案进行数字化。无论
前者还是后者，数字化加工人员都须按照预定计划，提出申请，经过审批，交接

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