Page 233 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第八章 企业档案数字化建设

双方清点档案，实行登记，完成档案的交接手续。
（2）目录数据准备
按照 DA/T18—1999《档案著录规则》等的要求，规范档案中的目录内容，
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。然后，为数字化档案检索建

立目录数据库。建库可利用原有纸质档案的编目基础，原纸质档案目录如有错误
或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。例如，
纸质档案未建立机读目录数据库，则应当按照档案著录规则重新录入。
（3）拆除装订

档案在拆除装订前可逐卷加贴条形码，以便在随后流程中通过识别条形码
对扫描档案进行准确、高效的控制。该条形码还可为以后档案借阅利用管理提供
便利。
然后，工作人员逐卷、逐页检查档案。对内容缺失、目录漏写、页码颠倒以

及珍贵、破损的案卷进行登记，并提请档案保管机构妥善处理。
对于不去除装订物会影响扫描工作的档案，应拆除装订物。拆除装订物时，
应注意保护档案不受损害。拆除装订物之后要将档案原件排好顺序，并用夹子夹
起防止散乱。对于年代久远、纸质条件较差、不便于拆卷的，可采用零边距扫描

仪扫描。
（4）区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开，剔除无关和重复文件。
（5）页面修整

纸张的质量关系到扫描仪的选择和扫描效果，因此，须对严重破损、褶皱不
平、字迹模糊的档案做好登记，分别处理。例如，对褶皱的档案，可进行熨烫；
对被污染的纸张，可在通风环境中用软毛刷轻轻刷去浮尘、泥垢或霉菌；对破损
残缺的文件，须进行修补。

（6）档案整理登记
将经过整理后的档案原件交给扫描工作人员，制作并填写纸质档案数字化加
工过程交接登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
（7）装订、还原、归还

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复
装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。对严重破

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