Page 124 - 新时期档案管理理论与实践探析

新时期档案管理理论与实践探析
Analysis of Theory and Practice of Archives Management in the New Era

案管理的流程将重新进行。从档案数据挖掘的效率来考虑，数据出现损坏的情况
必须降至最低，挖掘使用的数据应来源于原始数据的拷贝，同时也要对使用的拷
贝数据进行备份，避免拷贝数据出现问题后对原始数据的频繁读写，降低过程中

产生的数据风险。

二、数字挖掘技术在档案管理中的应用优势

（一）提升档案的利用率

当前，诸多基层档案室所用的信息技术较单一，档案管理系统的功能较少，
甚至有些档案管理系统只提供了文字录入、数据存储等简单功能，档案的利用率
非常低，不但浪费了人力、物力、时间等资源，也限制了现代化设备的应用对档
案进行信息化管理，能够充分发挥现有计算机技术与信息技术的潜能，提升档案

管理工作质量，促使档案利用率的提高。
1. 提高档案信息的时效性
选题、编辑、出版等是档案信息手工操作的主要模式，在此工作模式下，从
档案信息的形成到二次文献信息的开发，所需的时间极为冗长，这不仅限制了档

案的利用，也容易使档案信息失效。而对档案进行信息化管理，则可让档案管理
者直接以机读的方式获得档案信息，对档案信息进行二次文献编辑时，也可以直
接利用计算机功能快速完成。
2. 简化档案管理流程

实行档案的信息化管理，可以实现“一次投入、多次产出”的目的。只需对
档案信息进行一次编辑，编辑完成后就可以无数次利用，而且在对档案进行加工
整理时，也可免于经费的约束，这不仅简化了档案管理流程，也节约了不少时间
与资源。

（二）数字挖掘技术在档案管理中功能
在现代科技时代中，档案内容成为一种非常重要的信息资源，其在各行各业
中的重要地位不言而喻。档案信息化管理是当前档案管理工作的重中之重，信息
化在档案管理中可实现信息检索网络化、档案信息数字化等功能。

1. 信息检索网络化
在目前的档案管理系统中，信息检索网络化的应用越来越成熟，且已获得了
让人满意的结果。将信息化应用于档案管理中，可在一定程度上改变档案信息的

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