Page 19 - 档案学理论发展与创新

第一章 绪论

议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。第七，因业务需要购置的
（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录像、录音资料
等。第八，网络建设相关资料。第九，重大专项活动的筹备、组织实施、总结等

专题项目资料。第十，历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。
（二）档案管理体制
档案实行统一管理。部门分类管理的二级管理体制。首先，建立档案室，对
及各部门档案资料正本统一管理。办公室分工专人管理档案。其次，人事、行政

财务档案由直接管理。业务档案由各部门专（兼）职档案管理员负责对本部门档
案资料进行采集、建档；正本交档案室管理，副本留部门使用。再次，分管主任
为档案建设责任人。各部门主任为部门档案建设责任人。及各部门专（兼）职档
案管理员对各自负责的档案负直接责任。最后，根据工作需要，主管会计可在财

务室保留当年和前一年的财务档案，尔后逐年建档移送档案室保管。各部门业务
档案副本在部门保留时间控制在五年以内。第六年起向档案室移交。
（三）立卷和归档
第一，各部门办理完毕的文件、资料经过挑选，分项或分类立卷、编号归档。

第二，一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。原则上一年成卷。年终
归档。第三，人事档案分综合与个人二类建档。综合档案年初立卷、年终归档。
个人档案随机立卷并归档。第四，重大专项活动一般在立项时建档，项目完成后
成卷并及时归档。第五，各部门业务档案（除专项档案外）要在年初分类立卷，

次年初归档。第六，凡具有法律性文书，一经生效即要归档。凡涉密性文件，即
时形成，即时归档。第七，各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集，立卷
归档。第八，对有价值的外部信息，网络维护员和档案管理员要逐日浏览，及时
收集，立卷归档。第九，归档要求：首先，档案必须具有真实性。所有资料应为

原始资料。其次，档案必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。最后，档案必
须具有价值性。立卷要避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰；要避免重复
立卷，同一事件只立一个卷目；要准确分类，不同类型的资料，不能混合立卷。
（四）档案保管和使用

第一，档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、
类别、内容页数，并对案卷确定密级编制页码、分类存放，做到分类清晰、放置
有序，便于查阅。第二，档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜（箱），安置

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