Page 114 - 现代档案管理与档案信息化

Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化

借阅的申请流程、审批权限和使用期限，确保档案的合理利用和安全管理。在档
案更新环节，规定设备设施发生变更后，相关部门应在 3 个工作日内完成档案更
新工作。在档案销毁环节，明确销毁条件、审批流程和执行方式，确保档案销毁

工作的合法性和规范性。
明确部门职责：制定详细的部门职责说明书，明确设备使用部门、维修部门、
采购部门、档案管理部门等各部门在档案留存工作中的具体职责。设备使用部门
负责及时准确地提交设备运行异常报告、故障报修信息等原始资料；维修部门承

担维修维护过程记录的填写和提交工作，确保记录的真实性和完整性；采购部门
负责收集和整理零部件采购相关文件，包括采购合同、发票、质量检验报告等；
档案管理部门负责档案的汇总、审核、整理、存储、利用、更新和销毁等全过程
管理工作，同时对其他部门的档案工作进行指导和监督。通过明确职责，避免出

现职责不清、推诿扯皮等现象，确保档案留存工作的顺利进行。
建立协调机制：设立档案管理协调小组，由各相关部门负责人组成，定期召
开协调会议，沟通解决档案留存工作中遇到的问题和困难。例如，每月召开一次
档案管理协调会议，各部门汇报工作进展情况，共同商讨解决档案收集不及时、

分类不准确等问题。建立跨部门协作流程，明确在档案管理工作中各部门之间的
协作方式和责任划分。例如，在设备维修档案整理过程中，维修部门与档案管理
部门密切配合，维修部门提供详细的维修记录，档案管理部门进行审核和分类整
理，确保档案的质量和效率。同时，建立信息共享平台，实现各部门之间的信息

实时共享，提高工作协同效率。例如，通过企业内部的 ERP 系统或档案管理软件，
各部门可以及时查看和更新相关档案信息，避免信息孤岛的形成。
2. 档案管理考核制度
制定考核指标：根据档案留存管理制度的要求，制定全面、科学的考核指标

体系。考核指标应涵盖档案管理工作的各个方面，包括档案收集的及时性和完整
性、档案整理的规范性和准确性、档案存储的安全性和可靠性、档案利用的效率
和效果、档案更新的及时性和准确性、档案销毁的合法性和规范性等。例如，档
案收集及时性指标可设定为设备使用部门提交故障报修单及时率不低于 95%，维

修部门提交维修记录及时率不低于 90%；档案整理规范性指标可设定为档案分类
准确率不低于 98%，编号错误率不超过 2% 等。同时，根据不同岗位的职责，设
置个性化的考核指标。例如，对档案管理人员设置档案检索效率、档案修复成功

96