Page 110 - 现代档案管理与档案信息化

Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化

（二）档案整理与分类
1. 整理原则
按照“一事一档、分类清晰、便于查阅”的原则对收集到的档案进行整理。

去除重复、无效的资料，对文件进行排序、编号，确保资料的完整性和逻辑性。
例如，将同一设备的所有维修维护资料归为一个档案盒，并按照时间顺序排列，
在档案盒上标注设备名称、档案编号和资料起止时间。
2. 分类标准

制定科学的档案分类标准。可按照设备类型（如电气设备、机械设备、暖通
设备等）、维修维护类型（日常维护、故障维修、预防性维护等）、时间周期（年
度、季度、月度等）进行分类。例如，将所有空调设备的维修维护档案归为一类，
在该类别下再按照维修维护类型和时间顺序进行细分，方便快速查找和管理。

（三）档案存储
1. 纸质档案存储
选择合适的档案存储场所，如专用档案室或档案柜，确保存储环境干燥、通
风、防火、防潮、防虫、防盗。将整理好的纸质档案装入档案盒或档案袋，按照

分类标准整齐排列存放，并建立档案索引目录，方便查找。例如，在档案室的档
案架上，按照设备类型分区存放档案盒，并在档案架上张贴标识，注明设备类别
和档案存放范围。

2. 电子档案存储
利用专业的档案管理软件或云存储平台进行电子档案存储。对电子文件进行
加密处理，设置不同的访问权限，保障档案信息安全。定期对电子档案进行备份，
可采用本地备份和云备份相结合的方式，防止数据丢失。例如，使用企业内部的
档案管理系统，将维修维护档案按照分类标准上传至系统相应目录，设置只有授

权人员才能访问和下载档案资料。
（四）档案利用与借阅
1. 内部利用
内部工作人员可根据工作需要申请查阅和使用维修维护档案。制定档案查阅

和借阅制度，明确申请流程、使用权限和归还期限。例如，维修人员在处理复杂
故障时，可申请查阅同类设备的历史维修记录，需填写档案查阅申请表，经部门
负责人审批后，在档案管理部门办理查阅手续；如需借阅档案，需明确借阅时间，

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