Page 109 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

同、设备维修外包合同等。记录合同的签订时间、合同双方、合同主要条款（包
括服务内容、服务期限、费用标准、质量要求、违约责任等）、合同履行情况（如
服务提供进度、款项支付情况等）。例如，与专业电梯维保公司签订的电梯维护

保养合同，详细记录合同约定的维保周期、维保项目、费用支付方式，以及维保
公司每月的实际维保工作完成情况和费用结算记录。
2. 技术标准与规范文件
收集并保存设备设施相关的技术标准、行业规范、操作手册等文件。如建筑

电气设备安装与维护的国家标准、电梯制造与安装安全规范、设备制造商提供的
操作使用说明书等。这些文件是维修维护工作的重要依据，有助于确保工作符合
标准要求，提高维修维护质量。

3. 验收文件
设备安装验收、维修验收等相关文件需妥善留存。包括验收时间、验收人员、
验收标准、验收过程中发现的问题及整改情况、验收结论等。例如，新安装的锅
炉在投入使用前的验收，记录验收小组对锅炉安装质量、安全性能、运行参数等
方面的检查情况，以及对发现问题的整改记录和最终的验收合格报告。

二、规范维修维护档案留存流程

（一）档案收集
1. 明确收集责任

确定各部门和岗位在档案收集工作中的职责。设备使用部门负责及时提交设
备运行异常报告、故障报修信息；维修部门在完成维修维护工作后，需在规定时
间内（如 24 小时内）整理并提交维修记录；采购部门负责收集和提供零部件采
购相关文件；档案管理部门统一负责档案的汇总、审核和归档工作。例如，工厂

的生产车间操作人员发现设备故障后，立即填写故障报修单提交给维修部门，维
修人员完成维修后，将详细的维修记录提交给档案管理部门。
2. 多种收集方式
采用多种方式收集档案资料。对于纸质文件，可设置专门的文件收集箱或通

过部门间交接的方式进行收集；对于电子文件，可利用企业内部信息系统、云存
储平台或电子邮件等方式进行传输和收集。同时，建立定期收集制度，如每周、
每月对各类档案资料进行集中收集，确保资料不遗漏、不延误。

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