Page 111 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

到期按时归还。
2. 外部使用
在满足法律法规和保密要求的前提下，可向外部单位或个人提供档案查阅服

务。如设备制造商进行技术支持、监管部门进行检查时，需审核其查阅资质和目
的，签订保密协议后，按照规定程序提供相关档案资料。
（五）档案更新与销毁
1. 档案更新

当设备设施发生维修维护、零部件更换、技术参数变更等情况时，及时更新
档案内容。确保档案信息与实际情况保持一致，为后续工作提供准确参考。例如，
设备更换了关键零部件后，在零部件更换档案中及时记录新零部件信息，并更新
设备基础档案中的相关参数。

2. 档案销毁
对超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。制定档案销
毁制度，明确销毁条件、审批流程和执行方式。销毁前需对档案进行鉴定，经单
位负责人批准后，由两人以上负责监销，并做好销毁记录，留存备查。

三、建立档案管理保障机制

（一）人员培训
人员培训是提升维修维护档案管理质量的关键环节，需针对不同岗位人员的

职责与需求，制定系统化、分层级的培训体系，确保培训内容的实用性和针对性，
切实提高人员的专业素养和业务能力。
1. 分层分类培训体系
档案管理人员专项培训：档案管理人员作为档案管理工作的核心力量，需精

通档案管理全流程专业知识。培训内容应涵盖档案学基础理论、档案分类编目规
则、档案著录标引规范等专业知识，使其熟练掌握《档案著录规则》《电子文件
归档与电子档案管理规范》等国家标准。定期邀请档案管理领域的资深专家或行
业领军人物开展专题讲座，分享先进的档案管理经验和创新理念。例如，针对档

案数字化加工流程的优化，邀请在数字化转型方面有成功经验的专家，讲解如何
提高扫描质量、元数据录入准确性以及数据存储安全性等内容。同时，组织档案
管理人员参与档案修复技术培训，学习纸质档案去污、修裱、脱酸等修复技能，

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