Page 113 - 现代档案管理与档案信息化

第三章 行政办公档案管理

讲师，分享工作经验和实用技巧。例如，由经验丰富的档案管理人员讲解企业内
部的档案管理流程和注意事项，使新员工更快地适应工作。外部培训则选派员工
参加专业机构或高校举办的培训课程、研讨会、学术讲座等，学习先进的管理理

念和技术方法。例如，选派档案管理人员参加国家档案局组织的档案管理高级研
修班，学习最新的档案管理政策法规和前沿技术。同时，鼓励员工参加行业认证
考试，如档案管理师资格考试、信息化项目管理师考试等，提升员工的专业资质
和竞争力。

实践培训与理论培训结合：实践培训注重员工的实际操作能力培养，通过安
排员工参与实际的档案管理项目，如档案数字化加工、设备维修档案整理等，让
员工在实践中掌握技能和方法。例如，在档案数字化加工项目中，让员工亲身体
验扫描、图像处理、数据录入等工作环节，提高其实际操作能力。理论培训则侧

重于专业知识和理论体系的学习，为实践操作提供理论支持。例如，开设档案管
理学、设备维护理论等课程，讲解档案管理的基本原理、设备维护的科学方法等
内容，使员工不仅知其然，更知其所以然。通过实践与理论的有机结合，全面提
升员工的综合素质和业务能力。

（二）制度建设
完善的制度体系是维修维护档案留存工作规范、有序开展的重要保障。通过
建立健全档案留存管理制度和考核制度，明确工作流程、标准和责任，确保档案
管理工作的高效运行，充分调动工作人员的积极性和主动性。

1. 档案留存管理制度
细化工作流程：对档案收集、整理、存储、利用、更新、销毁等各个环节
制定详细的操作流程和标准。在档案收集环节，明确规定设备使用部门、维修部
门、采购部门等各部门提交资料的时间节点、格式要求和提交方式。例如，设备

使用部门应在设备故障发生后的 2 小时内提交故障报修单，维修部门在维修工作
完成后的 24 小时内提交详细的维修记录，且记录需采用统一的模板格式。在档
案整理环节，制定严格的分类标准和编号规则，确保档案分类科学、条理清晰。
例如，按照设备类型—维修维护类型—时间顺序进行分类，每一类档案赋予唯一

的编号，便于查找和管理。在档案存储环节，明确纸质档案和电子档案的存储要
求和环境标准，如纸质档案库房的温度应控制在 14℃ ~24℃，相对湿度控制在
45%~60%，电子档案应定期进行异地备份等。在档案利用环节，规范档案查阅、

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