Page 173 - 现代档案管理与档案信息化

第六章 电子档案管理系统

第六章 电子档案管理系统

第一节 系统功能模块

在数字化转型加速的时代背景下，电子档案管理系统成为档案管理工作高效

开展的关键支撑。一套功能完备、设计科学的电子档案管理系统，能够实现对电
子档案全生命周期的精细化管理，保障档案的真实性、完整性、可用性与安全性，
提升档案资源的利用价值和管理效率。本方案从电子档案管理的实际需求出发，
详细规划电子档案管理系统的功能模块，涵盖档案收集、整理、存储、检索、利

用、安全管理等多个方面，旨在为系统开发与应用提供全面、可操作的指导。

一、档案收集模块

（一）自动采集功能

自动采集功能是电子档案管理系统实现高效数据汇聚的基础。系统可通过与
OA 办公系统、业务管理系统、财务系统等电子文件产生系统建立数据接口，依
据预设的采集规则，实现电子文件的自动抓取与传输。例如，在 OA 系统中，当
一份公文完成审批流程后，系统可自动将该公文及其相关的审批记录、附件等按

照既定格式采集至电子档案管理系统。采集规则可根据文件类型、形成时间、保
管期限等条件灵活设置，如规定每日凌晨自动采集前一日形成的、保管期限为“永
久”或“30 年”的电子文件，确保重要档案及时归档，减少人工干预，提高收
集效率和准确性。

（二）手动上传功能
为满足无法通过自动采集获取的电子文件归档需求，系统提供手动上传功能。
用户可通过系统界面，将本地存储的电子文件（如外部接收的电子文档、个人计
算机中产生的重要文件等）上传至系统。在上传过程中，系统引导用户填写必要

的元数据信息，如文件题名、形成单位、形成时间等，同时对文件格式进行校验，
确保上传文件符合系统规定的格式要求（如文本文件采用 PDF/A、DOCX 格式，

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