Page 181 - 现代档案管理与档案信息化

第六章 电子档案管理系统

及其关系，构建档案知识网络。用户进行全文检索时，系统不仅检索包含关键词
的档案，还能基于语义理解，返回与关键词相关的具有语义关联的档案。如检索
“人工智能”，系统会同时呈现涉及“机器学习”“深度学习”等概念的档案，

拓展用户检索视野。

二、利用模式创新

（一）在线查阅优化

1. 多格式预览与交互
支持多种文件格式在线预览，如 PDF、DOCX、XLSX、图像、音频、视频等。
对于文档格式，直接在浏览器中预览，无需下载软件；多媒体文件配备专用播放
器。预览过程中增加交互功能，如文档支持文字选中、高亮标注、添加批注，图

像支持放大、缩小、旋转，方便用户查阅时记录信息。同时，提供档案关联查阅
功能，根据内容自动推荐相关档案。
2. 个性化查阅设置
用户可自定义查阅设置，包括页面布局（单页 / 双页显示、连续滚动）、字

体大小、颜色、背景色等，满足不同阅读习惯。系统保存用户的个性化设置，下
次登录自动应用。此外，提供查阅历史管理功能，用户可查看、删除历史记录，
便于回顾查阅过的档案。
（二）借阅管理升级

1. 智能借阅流程
优化借阅流程，实现智能化管理。用户提交借阅申请后，系统根据档案密级、
用户权限、借阅历史自动审核。低密级且权限允许的档案自动通过；高密级或超
常规权限的档案，发送给审批人员人工审核。审批过程中，可查看档案基本信息

和借阅原因。系统全程跟踪借阅流程，到期前自动提醒归还，支持在线续借申请，
逾期未还自动锁定借阅权限并催还。
2. 借阅数据分析
对借阅数据进行深度分析，挖掘用户借阅行为模式。分析借阅高峰时段、热

门档案类型、用户借阅偏好等，为档案管理提供数据支持。如根据高峰时段优化
服务器资源，依据热门档案类型加强整理和宣传。通过分析评估档案利用价值，
为鉴定、保管期限调整等工作提供参考。

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