Page 186 - 现代档案管理与档案信息化

Modern Archive Management and Archive Informatization
现代档案管理与档案信息化

保留图像的原始信息；音视频文件采用 MP4、MPEG-2 等格式，这些格式在当前
的多媒体播放设备和软件中广泛支持。

2. 格式稳定性与兼容性考量
所选电子档案格式应具有较高的稳定性，不易因技术更新或软件升级而导致
无法读取。同时，要充分考虑格式的兼容性，确保电子档案在不同操作系统、软
件版本和硬件设备上都能正常打开和显示。避免使用过于小众或专用的格式，如
某些特定软件生成的格式，若该软件停止更新或不再支持，可能导致电子档案无

法访问。在选择格式时，参考国际标准和行业规范，确保格式的合法性和规范性。
（二）格式转换与迁移
1. 格式过时预警机制
建立电子档案格式过时预警机制，关注技术发展趋势和软件更新情况。当某

种格式逐渐被淘汰，相关软件对其支持减弱，或出现新的更优格式时，及时发出
预警。通过定期收集行业资讯、参与技术论坛讨论、关注软件厂商公告等方式，
获取格式变化信息。同时，对现有电子档案的格式进行梳理，评估格式过时的风
险，确定需要进行格式转换的档案范围。

2. 格式转换实施与验证
制定格式转换方案，明确转换工具、转换流程和质量要求。使用专业的格式
转换软件，如 Adobe Acrobat 用于 PDF 格式转换，ImageMagick 用于图像格式转
换等，确保转换过程中电子档案的内容和格式不丢失、不损坏。转换完成后，对

转换后的电子档案进行全面验证，检查文件的完整性、可读性和格式准确性。可
通过随机抽样的方式，选取部分转换后的档案进行打开、编辑、打印等操作测试，
确保转换后的电子档案能够满足长期保存和使用的需求。同时，记录格式转换的
相关信息，如转换时间、转换前后的格式、操作人员等，便于后续管理和查询。

四、技术保障策略

（一）数据备份策略
1. 备份方式选择

采用多种备份方式相结合，提高电子档案数据的安全性。全量备份是对所有
电子档案数据进行完整备份，能够提供最全面的数据恢复能力，但备份时间长、
占用存储空间大，适合定期进行，如每月进行一次全量备份；增量备份只备份自

168