Page 75 - 现代档案管理与档案信息化

第二章 固定资产档案管理

第五节 体育器材档案案例

体育器材作为开展体育教学、训练、竞赛和群众健身活动的重要物质基础，
其管理的好坏直接影响体育活动的质量和安全。建立完善的体育器材档案，能够
详细记录器材的采购、使用、维护、报废等全过程信息，有助于合理配置资源、
保障器材正常使用、延长器材使用寿命。通过实际案例分析体育器材档案管理，
能更直观地展现管理流程和要点，为相关单位和机构提供实践参考。

一、学校体育器材档案管理案例：XX 中学

（一）采购建档阶段

某中学在新学年开始前，计划采购一批篮球、足球、跳绳等基础体育器材。
学校成立了由体育教研组、后勤处、财务处组成的采购小组。体育教研组根据教
学和学生活动需求，制定了详细的采购清单，明确了器材的规格、数量和质量要求。
在采购过程中，采购小组与多家供应商进行沟通和比价，最终选定了一家信
誉良好、产品质量可靠的供应商。签订采购合同后，后勤处负责跟进器材的运输

和验收工作。当器材到货时，体育教研组和后勤处的工作人员共同对器材进行验
收，检查器材的外观、规格是否与合同一致，质量是否符合标准，并填写了《体
育器材验收单》。

验收合格后，后勤处的档案管理人员立即开展建档工作。按照学校统一的档
案管理规范，为每类器材编制了唯一的档案编号，如“TQ-LQ-2024-001”表示
2024 年采购的第一件球类器材（篮球）。档案内容包括采购申请、采购合同、
供应商资质证明、发票、验收单、器材使用说明书等资料。同时，将器材的基本
信息录入学校的体育器材管理系统，包括器材名称、规格型号、数量、单价、购

置日期、存放位置等，方便后续查询和管理。
（二）使用与维护记录阶段
学校规定，每次体育课和课外活动前，体育教师需到器材室领取器材，并在

《体育器材领用登记表》上签字，注明领用时间、器材名称、数量等信息。课程
结束后，教师及时归还器材，由器材管理人员检查器材是否完好，如有损坏，详
细记录损坏情况和原因。
以篮球为例，在使用过程中，部分篮球出现了表皮磨损、漏气等问题。器材

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