Page 169 - 档案数字化管理模式与理论研究
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第四章 档案数字化建设及安全管理分析
信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在
塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害
气体的侵害。但是，由于电子文件形成时间短，缺乏实际贮存验证，所以在电子
文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课
题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
4. 完善电子文件管理的检查审核制度和规范公文制作及控制程序
电子公文管理工作需要得到强化，就必须建立相应的检查制度，定期对检查
归档文件是否齐全完整，形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上
传输发布的要求。对形成新的公文档案要指定一个终端，经终端审核后统一在网
上发送，统一格式和结构，便于规范处理和控制。
5. 加强电子文件的软、硬件设施管理
对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补
管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级。在硬件管
理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在
17° ~20°，相对湿度保持在 35%~40%，同时强化防磁设施的完善和维护，有
条件的及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保电子信息数据在保存和传
输过程中安全、稳定。
6. 档案人员结构的变革迫在眉睫
要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、
消化、适应信息技术的成果，是档案工作人员适应信息技术发展的需要。可以肯
定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接
信息技术革命最根本的办法。电子文件是一个新生事物，从事电子文件人员必须
具备档案管理的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。就目前来说，
一是要吸纳专业技术人才；二是加大教育投入，加强对电子文件管理知识、电
子计算机知识和数字通信技术的培训，使其尽快掌握电子档案管理的基本知识和
技能。
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