Page 168 - 档案数字化管理模式与理论研究

Research on the Mode and Theory of Digital Archive Management
档案数字化管理模式与理论研究

3. 电子文件管理和纸质文件管理方式方法不同
电子文件可以在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期归档，由文件
形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名、封签认证，由档案工作
人员接收登记，按照事由原则性质，设定访问限制级别，以便将来查找利用。电

子文件随时归档，一方面避免文件漏归，保证归档率和完整率，结合电子文件自
身的特点，快速便捷，还可以避免文件的流失和病毒的破坏。电子文件归档必须
以磁盘或光盘形式移交。依据电子文件的特殊性，电子文件的分类编目等管理方
式与纸质文件是不同，可以达到一级管理，档案部门在接受电子文件的同时，必

须给每份文件编制文件号，根据上、下行文之间的关系，并给出相应的分类号和
档案号。在归档的同时，进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角
度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。在电子文件利用时只需给出文件分
类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的文件及附件，提高工作效率。

（三）电子文件档案管理方法
1. 电子文件的收集
电子文件的特殊性决定了电子文件的收集不同于纸质文件，其收集、积累的
范围、方法和要求也不同于纸质文件。例如对草稿文件，由于不具备正式文件的

功能，所以一般情况下可不保留。但如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动
化检索要求时，或者从保留文件重要过程的信息考虑，则应及时收集和积累。对
起辅助作用或正式作用的文件，也应及时收集，并与其相应的纸质文件之间建立
标识关系，尤其是对无纸化生成的电子文件，应当有严格的措施。必要时，在收

集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子
文件信息丢失。
2. 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
档案工作者必须深入现行文件工作领域，对产生的电子文件进行接收、处置

及存储工作进行业务指导。保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的
来龙去脉。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只
能读不能写和不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子
文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会作用。

3. 解决好电子文件的保存问题
以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的

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