Page 175 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案检索

第三节 档案的著录标引

一、档案著录

档案著录是指档案馆（室）编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分

析、选择和记录的过程。通过它可以具体描述每份文件或每份案卷的特征，揭示
其主题内容、科学价值，指明出处，区别相互之间的异同，从而便于档案人员和
利用者了解档案，更好地管理和利用档案。

编制检索工具（目录或索引），一般都经过档案的著录和档案目录的组织两
个步骤：第一步，按照一定的规则，将每份文件或案卷的内容和形式特征记录下
来，由若干著录项组合成一个个的条目；第二步，将许多条目，按照一定的方法，

组织成一个有机体系，形成档案检索工具。
档案著录是记录档案特征的过程，条目是档案著录的内容，是组成档案检索
工具的基本单位。档案检索工具的质量，一方面取决于组织的方法，而更重要的

是著录的质量。另一方面，任何档案检索工具，要具备良好的存储和检索的功能，
都必须以著录的详细具体、标引准确、格式与标志符合统一、方法一致、文字简
明为条件。著录上的差错与混乱，会降低检索工具的效能，甚至会使其丧失作用。

二、规范著录标引工作

（一）统一著录格式
中国的档案信息化建设正处于发展阶段，很多建设内容并不规范，其中最为

突出的就是著录标引工作。现阶段，有关部门对计算机检索系统缺乏规范化的管
理。在格式方面，各企业单位均根据具体的发展情况来设置，看似满足企业单位
的实际需求，实则存在很多不足之处。一方面，著录内容差异较大，影响计算机
管理系统的检索效率；另一方面，对于开放性的档案信息来说.很难实现资源共享。

故而，有关部门要统一著录格式，对计算机检索系统进行统一的宏观调控，既适
用于各企业单位，又促进档案信息化建设的发展。
（二）标引方法科学化

与著录格式不统一的情况相类似，在标引方面也有着诸多不规范之处，标
引工具、标引规则等均影响着标引工作质量。通常来讲，中国的档案标引主要以

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