Page 177 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案检索

（二）加大对著录标引工作的组织管理
著录标引工作的组织管理是著录标引工作的重要环节 . 即对著录标引及校对
工作严格要求，统一管理。具体做法：在标引之前，要对所要标引的档案全宗介

绍、机构设置、组织沿革、干部配备、辖区范围等基本情况进行系统了解，在标
引中特别注重对党和国家的历史阶段工作重点和特定时期的方针、政策的了解.定
期召开业务讨论会，使著录标引工作能够更加准确，保证档案数据的质量。工作中，
要对著录标引的工作进行合理安排 . 重视已输入计算机档案数据的校对审核工作，

避免一人长期审校，提倡专业人员互相审核，这样有助于互相学习，及时发现问
题，提高著录标引水平。
著录标引工作对档案信息化建设来说有着十分重要的意义。为了切实将著录

标引工作做到位就要从规范著录标引工作，强化著录标引管理两大方面着手，为
档案信息化建设贡献一份力量。

第四节 档案检索体系和档案目录数据库检索

一、档案检索体系

（一）档案检索原理

实际上，所谓的档案检索主要是指通过使用相关的档案检索工具，对需要的
档案文件进行查找。这样一来，使用者可以更加全面了解到档案的档案号、时间、
准确提名等相关信息内容，并以此为根据，确认自己是否应调动档案。而档案检

索任务则是为了让使用者更加准确、快速地寻找到档案实体。
（二）检索体系中检索工具在档案管理中的作用
1. 管理作用
档案检索工具记录了档案的主要内容和形式，集中、浓缩地揭示了馆（室）

藏情况，档案工作人员可以通过检索工具来了解馆藏档案的内容、形式、数量，
为档案管理工作提供一定的依据。尤其是馆（室）藏性检索工具反映档案实体顺
序，在库房管理、档案数量统计等管理活动中直接发挥作用。各种检索工具还是

档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要手段。

165