Page 180 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

新时期档案管理模式理论与发展创新
Theory and Development Innovation of Archives Management Model in the New Era

据库。
然而，要实现计算机自动检索档案，进而建立档案信息网络，首先应建立档
案目录数据库，搭起框架，打好基础，为计算机和网络提供源源不断的档案信息

“食粮”，充分发挥现代化软、硬件设备的效用。如何建立档案目录数据库，并
实现数据库共享，应解决好以下几个问题。
（一）健全机构明确职责

建立档案目录数据库是一项系统工程。首先，必须建立一整套电子档案管理
制度，如《电子目录接收和电子档案管理暂行规定》《电子目录和电子档案管理
工作人员职责》等，并成立领导和专业技术人员参加的领导小组，加强对建库工

作的领导。
（二）实行档案室与各部门共建数据库
档案目录数据库主要由两大部分组成。
第一部分是立卷改革前所形成的档案数字化，其特点是要录入的文件级目录

时间跨度长、数量大；第二部分是立卷改革后归档文件目录的计算机录入，其特
点是要录入的文件级目录时间跨度短、数量少。但实行以部门为立档单位，最好

办法还是将计算机录入工作分散到该立档单位的各内设机构，由内设机构负责归
档文件的计算机录入。档案室在接收归档文件的同时接收电子目录，并将其合并
为本单位的档案目录数据库。同时，将重要的文件原文扫描，交给档案室。数据
是建库工作的基础，它的质量对档案自动检索系统以至最终的档案信息网络化起

决定性作用。在数据录入等各个环节中应严把质量关。
第一，档案工作者要树立严谨的工作作风，把归档编目的任务落实到人，每

一环节的工作都有计划、有标准、有检查、有落实，并正确处理好质量的关系。
第二，如果归档文件不够规范，要通过深层次著录来解决。此外，还建议在
对一组同事由文件归档时，在著录时要加以统一的标注来加深著录的层次，如专
题文件汇编著录。使用 DARM S 系统软件时，可根据具体情况，补充著录机构

问题相应栏目，然后通过计算机检索形成虚拟案卷，还可使移交电子目录，形成
档案室电子档案目录中心。对于档案室来说，其主要是负责对各档案部门电子档

案目录库的形成、积累、保管、整理的指导和监督，接收和转换各部分移交的电
子档案目录，形成档案目录数据库。

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