Page 179 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第五章 档案检索

种。若是根据检索对象进行划分，则是分为开放性和公务性的检索工具。另外，
按照检索功能可以将其划分为报道性和查找性。由此我们可以看出，在对检索工
具进行编制时，需要按照不同标准要求进行相对应的划分。
（五）档案检索体系的建设

档案检索体系主要是根据不同角度来对馆藏室的内同、特点进行揭示，其根
本目的就是为了满足使用者对档案的检索需求，其自身具备了独特的使用功能，
又可以和其他检索工具共同协议使用，而通过加强建立合理完善的档案检索体系
有利于提高档案服务质量以及档案资源利用率。

1. 检索体系的必备条件
一般来说，建设完善的档案检索体系的必备条件是必须由两种，或是两种以
上的检索工具共同组成。并且，每一种检索工具有着自己明确的分工范围，这样
使用者就可以通过不同的角度而进一步了解馆、室藏档案的外形特征，能够掌握

到更多有价值的查找线索，从而大大提高了检索效率。
2. 建立档案体系的要求
档案检索体系必须是一个有效的系统，同时要使手检与机检衔接起来。所以，
要掌握好建立档案检索体系的条件性、实用性和专一性要求。首先，建立档案检

索体系，必须依据一定的条件，一切从实际出发。档案馆、室应经类型、规模、
任务、收藏档案的特点、利用对象和利用需要为依据，以人力、物力为条件，建
立适合本馆、实用的检索体系。一般来说，规模较大、馆藏丰富、门类繁多的档
案馆、室，检索工具也相应较多，而规模小、档案数量少的档案馆、室，检索工

具也相应较少。其次，建立档案检索体系，必须以效率为先，讲求方便实用。档
案检索体系应是一个多种形式、多种层次、多种结构、相互间既有明确分工又有
紧密联系的有机整体，必须注重实用性。同时，还要注意手检与机检的衔接。在
著录时，应按照《档案著录规则》的规定进行。

二、档案目录数据库检索

长期以来，中国传统的文书立卷方法在档案管理工作中发挥了重要作用。但
随着社会信息化的发展，立卷的弊端不可避免地凸显出来，理论和实际工作者在

总结立卷工作经验教训的基础上，逐步开始进行了文书立卷改革，传统的档案管
理手段正在被计算机管理所取代，随之而产生了大量电子档案目录和档案目录数

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