Page 178 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

新时期档案管理模式理论与发展创新
Theory and Development Innovation of Archives Management Model in the New Era

2. 桥梁作用
随着时间的长久推移，档案数量将会变得越来越庞大，再加之内容复杂、涉
及的层面范围越来越广泛，势必会给档案管理工作带来巨大的困难。而对于档案
使用者来说，如果不采用相关有效的技术手段，很难在短时内查找到自己所需的

档案资源。因此，档案检索体系的重要性日益凸显，并与使用者之间构架了一座
桥梁，使用者通过利用检索工具输入准确的查找信息，从而迅速准确地查询到档
案存址，最后进行调取使用。
（三）进行档案检索的必要条件

1. 要有用于检索的档案检索工具
通常情况下，档案检索工具形成是经过档案信息的选择与压缩过程，使用者
可以通过利用档案检索工具进行查找，同时还可以具体掌握到档案馆馆藏室的特
点，根据检索工具所提供的相关线索信息，调阅到自己需要的档案文件。

2. 有明确的检索对象
在实际的检索过程中，检索对象是非常关键的一个因素，同时也是确保检索
工作顺利开展的基础条件。特别是当档案使用者委托档案管理人员进行检索时，
应该将档案详细的信息内容告知给档案工作人员，促使档案检索工作的正常进行。

（四）档案检索工具
档案检索工具实质上是一种查找、调阅、保存为一体的档案信息，更是对档
案资源合理开发与利用的关键工具。以下本书具体对档案检索工具的职能与特点
进行简要的介绍与描述。

1. 档案检索工具的基本职能
一般档案检索工具主要存在两个方面的职能作用，一方面是检索职能，另一
方面则是存贮职能。其实，所谓的存贮过程就是档案检索工具的编制过程，其能
够将原本分散的档案信息统一集中在一起，形成系列化的排列方式。而检索则是

通过利用相关的检索方法，在存贮过程中留下的线索里查找到档案存储的地址标
示，以便使用者调取出自己所需的档案。在实际的应用过程中，检索和贮存之间
是相互影响、相互制约的关系，二者缺一不可。
2. 按照不同的划分标准

由于检索工具具备了多样的种类形式，其在编制方法划分方面也存在着较大
的差异。如果是按照检索手段进行划分时，可以具体分为机检工具和手检工具两

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