Page 267 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第八章 企业档案数字化建设

无形当中使档案利用价值大打折扣。例如，在对基金项目档案进行归档时，由于
管理制度缺失执行力，以至于档案管理人员往往把同一基金来源的项目数据分离
开来，不仅占用了大量的数据库资源，在查阅和调取基金档案时，无法快速获取
最真实的数据，给项目决策带来了诸多困扰。

四、企业档案数字化建设的实践应用策略

针对档案数字化建设工作存在的问题，企业应当及时查找原因，并从档案管
理人员的思想意识源头抓起，通过科学化、系统化、新颖化的措施改善当前的状
况，进而在推进档案数字化建设进程的同时，为企业的健康可持续发展注入源源

不断的驱动力。
（一）资源优化配置，加大资金投入
首先，档案数字化建设是提高工作效率、满足企业决策需要、增强企业竞争

软实力的坚实保障。因此，企业在设置档案管理岗位时，应对人力资源进行优化
配置，确保员工的个人价值都能够充分体现出来。其次，在物力资源配置方面，
企业应当根据行业标准要求，引进先进的档案数字化管理系统，配置具有较高性
价比的硬件设施，并交由企业的专业技术人员进行测试与评估，当确定这些设施

的各项性能参数满足企业档案数字化平台的运行需求以后，方可投入使用。最后，
在财力资源方面，企业应当建立档案数字化建设的专项资金，并由企业审计部门
负责对资金的使用情况进行全程监督。以基金项目档案为例，这种类型的档案具
有来源广泛性、形成阶段性、产权复杂性的特点，因此，在对基金项目档案实施

数字化管理时，企业应当从专用资金当中划拨出一部分资金，专门用于档案管理
人员的培训与教育，以此来提高档案管理人员的专业技术水平与信息素养。
（二）明确档案类别，完善数据系统
档案管理人员在建立档案数据时，应当事先对档案资源进行细化分类，并在

系统当中分别建立清晰的目录，这样更便于档案需求部门的快速检索与查阅。同
时，在档案信息录入过程中，企业应当根据档案类别，分批分次录入，并随时对
档案信息及相关数据进行核对。以基金项目档案为例，这种特殊类型的档案不仅
具有经济功能，而且同时兼有社会功能，并且基金项目档案的安全密级明显高于

其他类型的档案。因此，在建立基金档案数字平台时，企业应当采取“专人专管”
的方法，即由基金项目管理部门协同档案管理人员进行统一建档，在录入数据过

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