Page 264 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

新时期档案管理模式理论与发展创新
Theory and Development Innovation of Archives Management Model in the New Era

情况下，则需要档案人员去档案库房一件一件进行排查，像这样在大量存储档案
的库房去查询某年某月某事的情况，档案管理者工作量是非常大的。而通过档案
数字化后，档案人员在电脑中可以直接调取数字化档案进行查找，省去大量去
库房查找的时间，并且可以直接向利用者提供数字化档案，使档案利用效率大幅

提升。
（二）降低成本
企业在发展过程中，必须走低成本战略。而档案数字化后，一方面可以大幅
减少档案利用过程中的办公成本，另一方面由于查询和利用效率的大幅提升，也

可以极大地降低人工成本。
（三）安全保障
当档案数字化工作完成后，相当于在为基础档案做了一个备份。由于存储科
技的发展，数字化档案不会受到光、电、水等环境因素影响，还有过去经常利用

的档案，因反复翻阅使档案纸张破损，影响档案价值以及借阅出去的实体档案遗
失。数字化档案在网络中广泛存在和应用，相当于为基础档案加上了双保险。

二、企业档案数字化的建立

（一）基础档案摸底排查工作
企业档案数字化首先要对馆藏档案进行整理归类，包括档案的类型、载体形
态和状态、数量、信息利用等情况进行一个完整的、具体的统计分析。
（二）购置数字化所需物品

在实现档案数字化过程中，必须购置相应的仪器、设备及科学合理的网络
构架。
（三）循序渐进科学谋划
1. 拆分整理

档案数字化扫描前，首先应对档案库房提取的档案进行认真梳理，在确定扫
描范围的过程中要注意保持全宗、案卷等档案的完整性。在确保不损坏档案实体
的前提下，可对装订过的纸质档案进行逐页拆分、去除金属物，对没有编页或编
页不规范的档案重新编排好页码，编页不应压盖档案内容和原编页号。对破损严

重、无法直接进行扫描以及褶皱不平的档案，应先进行技术修复，以免在扫描过
程中出现卡纸、扫描不清等问题。

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