Page 265 - 新时期档案管理模式理论与发展创新

第八章 企业档案数字化建设

2. 注重质量
一是要对漏扫、扫错、重复扫描等问题高度关注。在本单位档案数字化过程
中，主要表现为两个方面：一种是正反面都有档案内容的情况，正面有页码，而
反面没有页码，这样容易出现问题；另外还有一种是有的文件在不同地方存了两

处或一份文件存了两份，这样极易出现重复扫描的问题。二是要在扫描的过程中
保护好基础档案。由于要对原有基础档案进行撤架、拆封、编号、标记、扫描等
工作，如不注意，将对原始档案产生破坏。同时，要对历史悠久的纸质档案高度
关注，由于纸张脆弱，容易造成损坏，应避免或减少对档案实体的破坏，最大程

度地维持档案的原貌。三是要加强后期校对。特别是对图像、图纸等，由于扫描
过程中可能出现倾斜度、清晰度的偏差，造成在档案利用过程中给人以误导。
3. 还原
在档案数字化工作完成后，要立即将原有基础档案进行整理还原。在此过程

中，要注意档案盒内排序、档案入库位置、档案装订顺序、分类等问题，保证出
库档案能够还原到出库前的状态。特别是如果数字化过程中有外包情况时，更要
加大控制外包风险因素管理，以保障档案数字化的高效、有序开展。

三、企业档案数字化建设过程中存在的问题

档案数字化建设是一项专业性强、实践性强的系统工程，不仅需要庞大的数
据库做支撑，对档案管理人员的专业技术水平也提出了更加严格的要求。尤其对
一些基金项目较多的大型企业来说，在档案数字化建设初期，资源分配不均衡、

数据库建设不完善、专业技术不精湛、管理机制不健全的问题与弊端会给档案数
字化建设进程带来不利影响。
（一）资源分配不均衡
档案数字化建设成效与人力资源、物力资源、财力资源的合理配置有着密不

可分的关系。首先，配备的人力资源需要具备较高的专业水平以及职业素养，对
数字化建设所需的各种软硬件设施的功能性了如指掌；同时，档案管理人员应当
具备爱岗敬业、务实奋进的精神，这样才能担当起档案数字化建设重任。其次，
在物力资源方面，企业所提供的软硬件设施应当具备较高的性价比，尤其在应用

功能方面，应当符合行业标准的要求。最后，在财力资源方面，企业应当在档案
数字化建设的决策期、实施期以及评价期保证充足的资金支持，如人员的绩效奖

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