Page 233 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第八章 新时期化工档案管理的路径

第八章 新时期化工档案管理的路径

第一节 信息技术与化工档案管理的有效整合

一、化工企业管理档案管理数字化建设

（一）档案数字化概述以及优势

1. 档案数字化概述
档案的数字化管理，就是借助当下的电子信息技术与网络技术，如计算机技术、
多媒体技术、扫描传真技术、信息存储技术等，将档案信息以计算机及其他设备进行
上传和处理，以数据库的方式存储技术，以网络技术进行数字信息的传输与共享，

共同形成了数字化新档案管理系统，极大地提升了档案管理的效率和质量。建设企
业数字化档案管理系统，则要推进落实企业档案的数字化，将传统的纸质档案通过数
字化技术转化为数字信息档案，以信息管理软件为操作功能界面，对数字档案进行收

集、整合、利用。在使用数字化档案时，通过专门的管理软件，进行信息的检索、编
辑、更改及传递、共享，为企业档案管理效率的提升及为客户快速便捷服务提供便利
条件。
2. 化工企业档案管理数字化的优势

第一，提高工作效率。在纸质档案的实际管理中，化工企业大都采取人工方式完
成信息的整理和编排。数字化时代，信息技术成为档案管理的主要工作手段。立足信
息技术，收集、整理、编排信息不仅可以提升工作效率，也能降低失误率，进而从整

体上提升化工企业的档案管理水平，推动化工企业的良性发展。第二，管理流程规范
化。虽然采取人工管理模式也可以保证信息的准确性，但却无法规范管理流程，而基
于信息技术的现代化管理手段，则可以轻松解决这一问题。除此以外，电子档案是当
下企业档案发展的主要方向，先进的管理系统可以提前预设流程，完成管理。第三，
降低成本。将传统的档案管理数字化，借由计算机技术、网络技术及数字化技术与相

关设备就可实现，不再需要纸质材料，也不用印刷，节省了纸张，减少了人工及耗材，
从而降低档案管理的成本，自然就相应地提高了企业的经济效益。第四，提升档案利
用率。将档案管理数字化可以快速地检索、调用档案信息，提高了档案的利用效率。

同时，借助网络信息技术实现数字化档案的共享，企业内不同部门、不同人员只要有
档案管理的权限，就可以在自己的办公室或者移动端上进行档案管理，省时省力。

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