Page 235 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第八章 新时期化工档案管理的路径

要对企业既定的档案进行数字化管理。从化工企业的发展视角来看，化工企业具有历
史时间长、档案历史多、管理复杂等现实特点。为了降低工作难度，对原有档案进行
分类整理，要根据档案的重要程度、使用率将其划分为若干等级，从最高级别的档案
开始逐步扩散到一般档案，最终确保化工企业纸质档案全部实现电子化管理。在这一

过程中，必须坚持电子档案和纸质档案高度一致的原则，力保信息的准确性、完整性。
3. 加大电子档案管理硬件、软件设备的投资力度
为了加快化工企业档案管理的数字化进程，必须打破现有的双模式管理（纸质管
理 + 电子管理），以落实数字时代对档案管理的实际需求，同时要积极引入电子档案

管理的硬件、软件等设备，如计算机、扫描仪等，为纸质档案向电子档案的转化提供
有效的支撑。基于此，化工企业还要加大电子档案管理系统的开发力度。管理系统是
推动化工企业档案管理数字化发展的内驱力，只有做好管理系统的开发和研究，才能
加快化工企业档案管理的数字化发展进程。企业研发管理系统包含两大部分，一是在

线录入，将管理系统连接企业局域网登录、操作即可；二是离线录入，处于离线状态
的客户，下载登录客户端，用表格形式录入即可，但必须多次导入和导出数据。
4. 构建健全的档案管理制度

只有健全的档案管理制度，才能将工作人员的职责落实到实际工作中去。因此，
化工企业要从自身实际情况出发，健全档案管理制度，在制度规定中，明确各部门人
员的职责、业务流程以及档案信息搜集、整理和归纳等各个环节的要求。同时，为了
保证管理制度的完美落实，化工企业可以引进责任制度，以确保各个环节及时开展。
另外，还要构建健全的考核制度，将档案管理工作者的工作态度、责任履行纳入绩效

考核，最大限度地调动工作人员的积极性、主动性，推动管理制度的安全落实。
5. 引进先进的信息安全管理技术
虽然电子化档案管理是时代发展的趋势，但每一个环节都有可能遭到外部的破坏，

进而导致信息被删除和修改。基于此种情况，必须积极引进先进的信息安全管理技术，
做好档案的安全管理。例如权限管理技术，可以阻挡非法人员的入侵；防火墙技术，
可以将企业的内部信息和外部隔绝，确保企业档案信息的稳定性、安全性；数据备份
技术，如果企业管理系统遭受外部的侵扰，利用此技术可以实现数据的恢复。

二、化工项目档案管理实践

（一）实施化工建设项目档案全过程管理，确保档案收集的完整性
按照相关法律法规规定和要求，化工建设项目需要实现档案的全过程管理，也就

是从项目立项开始，到建设、设计、施工、监管、验收、使用等整个生命周期，都要
实施科学的管理体制，这样可以提高档案信息的全面性和准确性。化工建设项目的实

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