Page 251 - 数字化时代档案工作发展及创新

» 第八章 新时期化工档案管理的路径

件直接形成的电子文件通过数据中心（接口）实现数据归档的无缝衔接，在确保安全
保密的前提下，实现网上录入、归档、检索、查询、借阅档案，最终实现档案管理全
过程的自动化，信息数字化和利用网络化。为达到这一目标，我们找出档案信息化建
设面临的主要问题，创新电子文件归档模式。

基础数据的建立是档案信息化建设面临的主要问题，这是一项需要耗时费力的工
作，平台再好，没有数据支撑也毫无用处。通过实践我们发现，档案信息化基础数据
的建立最根本的两条就是档案目录的数字化和档案实体的数字化，这两项完不成，就
不能做到利用网络化。针对这两项主要工作，泉州石化提前谋划，确定执行纸质档案

和电子档案双套管理规定，对利用办公软件直接形成的电子文件通过接口直接接收电
子文件，并与对应纸版同步归档，对纸版文件在制度中明确要求归档部门归档文件时
同步提交 EXCEL 版移交清单，有电子文件的同步移交电子文件，无电子文件的档案
部门负责扫描电子文件；在合同中明确要求承包商归档纸版文件时同步归档电子文件，

提交 EXCEL 版移交清单，同时电子文件需采用彩色 PDF 扫描并经过 OCR 处理。这
一措施的实施，不但避免了重复劳动，提高了工作效率，还为实现档案信息化建设打
下了坚实的基础。

三、石油化工大型建设项目档案数字化管理路径

（一）提升档案管理人员综合素质
石油化工大型建设项目具有多种特点，项目档案管理工作需明确权责、清晰流程，
由专业的工作人员负责收集档案，并进行整理归档。因此，提升档案管理人员的综合

素质势在必行。在实际工作中，应首先按照石油化工行业标准来培训专兼职档案员、
项目文控员，让其明晰各项工程管理制度，并建立档案管理网络、明确责任制度以及
考核标准。与此同时，还应让专兼职档案员、项目文控员与各参建单位进行业务交流，

记录并梳理工作动态与痕迹，使其真正参与到石油化工建设的每一个环节，做好自己
的工作。要想在每一个建设环节都做好档案管理工作，档案员需从工程建设一开始就
做好准备，参与整个项目的档案管理工作。档案员应首先知悉项目划分管理的方法，
了解单项工程、单位工程的划分情况，并清楚任何环节所能产生的归档文件中的内容。

如此种种，都需要档案员具有极佳的专业素养，并具备认真负责的工作态度。因此，
建设单位必须不断提升档案管理人员的综合素质。
（二）提升档案管理制度执行力度
在石油化工大型项目的建设过程中，必然实行一系列的规章制度。在档案管理工

作中，也同样如此。按照统一的行业标准、企业档案管理标准与项目部交工文件管理
办法，档案员与项目文控员应及时协商各参建单位，严格执行石油化工行业标准和国

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