Page 250 - 数字化时代档案工作发展及创新

数字化时代档案工作发展及创新
Development and Innovation of Archival Work in the Digital Era

查、规范整改核查机制；为提高归档文件规范整理程度，建立了手把手、面对面、建
立样板档案案卷等方式进行全方位指导机制。实践证明，通过培训、检查、指导机制
的落实，大幅提升了档案的规范化管理水平。
3. 制定前端控制机制

按照文件生命周期理论，档案是由文件转化来的，因此要实现档案管理的规范化
必须具备前端控制意识，从文件形成开始就应对其进行规范控制。泉州石化根据部门
职责，分解文件材料归档范围并提出归档文件管理要求，同时将文档工作纳入项目合
同管理，落实归档责任。在承包合同中，统一加入文控、档案管理要求条款，对交工

资料归档提出明确规定。同时，控制合同价款支付，在工程施工结束，支付合同价款
85%，工程结算并交齐档案资料后，支付至合同价款 95%。通过这一事前控制措施，
形成对参建承包商的有效约束，保证了业主事中、事后的及时干预并予以规范。
4. 建立文件“总进总出”机制

对各类文件分类进行“总进总出”控制。设计、采购、施工文件由文控员负责总控，
避免多头管理造成文件管理混乱，从源头确保文件的准确与完整。
5. 创新档案验收审查机制

档案工作是一项专业性工作，有其特殊的工作要求和业务规范，为确保进室档案
的规范，泉州石化建立了严格的验收审查机制。多部门同时参与档案审查，制定审查
方案，确定审查内容，划分审查职责、建立审查流程，并严格执行。同时针对项目参
建单位众多且工作内容交错复杂，档案人员根据单项工程划分，按参建单位建立详细
文件归档管理台账，对交工文件归档情况，逐项跟踪、核实。

6. 纳入绩效考核机制
绩效考核是实现档案规范管理的一项重要手段，泉州石化将文档管控工作纳入绩
效考核。档案管理和文控管理部门制订绩效考核内容与标准，并通过公司批准后按公

司绩效考核管理办法，对各网络成员部门文档管理工作进行考核，并将考核结果纳入
部门绩效考核。确保文件及时规范归档。
（四）完善石油化工建设项目档案业务基础工作开展方式
业务管理是档案工作的根本，是规范化管理的基础。为确保档案规范管理，泉州

石化从公司成立就制订了文件材料收集归档办法，明确各类文件归档部门和归档要求，
明确规定公司各类档案实行“部门立卷制”。确定整编依据，分类方法，按规范要求
对档案进行系统整编，建立完善的检索工具。
（五）完善石油化工建设项目档案电子文件归档模式

明确档案信息化建设总目标，通过建立一个综合档案管理系统，对纸质档案进行
数字化管理（主要包括机读目录库的建立和全文数字化的扫描处理），对利用办公软

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