Page 118 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

三是电子文件保存格式的选择决定了电子文件信息的可读性。随着信息技术
不断更新换代，原有的文件格式不能与现有的文件系统相兼容，造成文件不可读
或“死文件”状态。因此，在电子文件保管中，以何种格式保存电子文件也是制

约多媒体档案数据库发展的瓶颈。
2. 电子文件自身特征与档案信息内容安全
档案信息内容与载体的一致性，是档案信息真实性的体现。电子文件的易复
制性和易消失性等特征是造成电子文件不完善的主要因素。

一是电子文件修改的易动性与不留痕迹性是文件传输的障碍。在电子环境下，
电子文件由于其内容与载体的相分离性使内容和格式都很容易被改动，并且不留
任何痕迹。这样就不仅会使数据内容的可靠性大打折扣，还会使文件的格式等外
在形式都失去了原件的原始特征，影响了档案信息的真实性与原始性。

二是电子文件的易复制性使电子文件传输的不一致性倍增。信息具有可重复
性的特点。电子文件可以迅速的复制到其他介质上。网络技术的发展，使信息的
复制性程度和扩散程度呈现几何倍数的增长。同时，电子文件风险的存在使大部
分机构在电子文件的使用过程中都实行“双套制”或多备份制度，备份的不一致

性影响了电子文件的传输和电子文件原始性、真实性。
三是电子文件的易消失性是电子文件传输中保管环节的重要因素。电子文件
的载体形式存储于光 - 磁介质中，并且数据是一种以数字代码形式存在的观念型
非直读性信息，它必须完全依靠存储介质和相关的计算机软硬件系统才具有生命

力。首先，电脑病毒和网络黑客的侵扰，都会给电子文件带来灾难性的后果。其次，
数据载体的物理损伤以及外围设备出现技术障碍可能危及电子文件的安全和正常
运用。伦敦证券交易所就曾因计算机出现故障而出现停市，引起投资者的恐慌。
（二）信息资源安全体系的构建

档案信息化信息资源建设是档案信息化的基础和核心，主要包括馆藏数据库
建设、传统纸质档案数字化建设以及专门数据库建设。由此可见，档案信息化信
息资源的开发和利用不仅是档案信息化的核心任务，也是档案信息化取得明显进
步的重要标志，档案信息化信息资源安全体系可以从传统信息技术下档案信息资

源安全体系建设、现代信息技术环境下电子信息资源安全体系建设和档案信息化
信息资源开发和利用安全体系建设三个方面来阐述。

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