Page 194 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

失、变异。
5.高密度的信息储存
电子文档的储存密度比以前任何一种人工识别的数据都要高。一张 4.75 英寸的
CD 盘（650~750 MB）可以储存大约三亿到四亿个汉字或 A4 格式的文件影像，而
DVD 的单面容量可以达到 4.7 GB。随着存储技术的不断发展，其存储密度也在不断

增加。
6.综合利用多种媒介信息
纸质文档主要承载文字和图形的信息，而电子文档则可以将文字、图像、声音等

多种信息进行整合，从而构成“多媒体文档”。多媒体文件具有图片、文字、声音、
图像等多种形式的多媒体文件，可以更真实地再现当时的社会生活，增强档案的记忆
与再现作用。在利用多媒体技术生成的文档中，文字、图像、声音等多种信息均采用
二进制数字表示，与文字文档相同，能在屏幕上显示、输出以及在网上进行传送。

7.可利用的资料
电子文档的数字化信息是动态的、可变的、积极的，能够随着用户的需求而变
化，生成新的文档信息，并且非常方便。如果将一个单一的媒体档案加入一个图表

中，可以自动删除或更新特定的资料，从而使单一的媒体档案成为一个活跃的多媒体
档案。此外，由于网络技术的发展，人们可以在不同的地方联合创作一份档案，同时
也可以将资料进行压缩，使档案的储存与传送变得更为经济。
（二）电子文档的功能
电子文档具有与传统文档不同的特点，这给文档的管理与长久保存提出了新的要

求。同时，由于电子文档的存在，它对人们的工作方式、生活方式、经营方式等产生
了巨大的影响。
1.转变工作模式，提高工作效率

长期以来，办公室职员们的书面工作主要依赖于纸张和钢笔，如写文章、写报
告、发布指示、发布通知等。而一份完整的文字资料，需要不断地修正、不断地抄
录，花费的时间和精力也是巨大的。打字机的问世，使眷清的抄本工作得到了极大的
改进，但对错字的修正也是一件非常麻烦的事情，特别是在不同的文档中，有一段相

同的文字要被修改，这就是必然的事情。20 世纪 70 年代，微电脑的问世和引进办公
室，彻底地改变了办公方法。但是，那时电脑的单机运作模式，使办公室的工作变得
更有效率，协助书写、报告、做一些简单的人事管理、财务管理等。
计算机技术、网络技术和多媒体技术的发展，使“办公”不再局限于桌面处理

文件，它可以通过现代信息技术，在网络上完成文件的制作、传递、处理和归档，从
而实现在线办公，也就是在网络上全面地实现办公的自动化和信息化。电子文档的应

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