Page 195 - 档案管理模式理论与发展创新

第八章 电子文件管理

用，不但使文档的存在形式发生了根本性的转变，而且还带来了办公方式的变革。由
于电子文档可以通过网络进行传输和共享，因此，传统的文档处理工作可以通过计算
机网络实现。采用收发文件管理系统，可以实现文件的接收、录入、传递、审批、签
发、归档，也可以实现多个单位或多个单位的文件的同步会签。电子文档的问世，使

人们的工作习惯、签阅习惯、传递习惯、保密习惯和储存习惯发生了根本性的变化。
与传统的办公模式相比较，将会使企业的工作效率和效益得到极大的提升。
2.为实现文件集成管理工作提供便利
档案是档案的先驱，档案与档案是同一事物在不同时期的称呼。在传统的办公、

行政环境下，文件泛滥，文秘、档案等各有分工，办公室与档案室、档案馆、档案馆
等无法实现有效的联系，它们都要负责文件的管理和管理。信息技术的运用使得整个
档案工作在以电脑为中心的信息化体系中物化，从而达到了自动化的目的，减轻了工
作的负担。

通过计算机网络，可以实现文档的产生、归档、管理的一体化运行，实现文档与
档案工作的统一规划、协同，并在网络中进行有效的衔接和使用，实现了一次录入、
多口、多途径的使用，实现了文档与档案的有效利用，形成了一套完整的档案管理体

系，实现了档案管理与管理的有机统一，形成了一条有效的沟通通道，真正做到了
“无缝交接”，“一体化”的档案管理。
3.分享信息资源
20 世纪 90 年代，互联网革命在 20 世纪 80 年代出现，是以个人电脑为中心的技
术革命。从一个单一的使用者，到一个局域网，再到广域，信息的传播速度和规模都

在以几何倍数的速度增加，这就使得人们长久以来所追求的共享信息资源，变得越
来越容易。特别是在 1995 年，因特网开始走向全球化，好像一夜之间就形成了一个
全新的互联网世界。在这一时代，“数字生存”的“虚拟生存”取代了它的原子（实

体）存在。正如美国知名的未来学者尼葛洛庞帝所言：“在过去，人们对信息的大量
加工，以书籍、杂志、报纸和录像带为载体；在这种新的形态下，信息将会是全世界
的共同资源。”因此，通过互联网的使用者，可以在任何时间、任何地点，不受时间
和空间的约束，随时查询和使用电子文档的资料。电子文档就是 DNA，它具有传统

文档无法比拟的高速传输和共享的优势。
4.实现多样化的信息整合
文字、数据、图形、图像、语言等信息，难以用传统的方法将其有机地整合到特
定的媒体上，而仅限于平面或单一的渠道。而电子文档则可以将文字、图片、声音、

图像等常见的文档格式整合到一个平台上，并进行统一的管理。另外，该系统还可以
处理单个介质的数据，并将多媒体数据进行整合。正如尼葛洛庞帝所言：“有一点非

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