Page 193 - 档案管理模式理论与发展创新

第八章 电子文件管理

助于我们更好地理解电子文档。

二、电子文档的基本特征与功能

（一）电子文档的基本特征
电子文档是一种由位组成的文件，可以为计算机进行操作、传输和处理。通过对

电子文档的基本特性的分析，了解其在电子文档中所起到的作用，从而指导其管理的
基本思路和需求。
1.非人工可读的资料

电子文档采用了一种无法直接读取的数字编码，它可以把输入电脑中的任意一种
信息转化为二进制编码。将需要记录的信息以“比特”的形式存在于电脑的内存中，
即便是有逻辑关系、前后关联的数据，也不一定是相邻的，而且经常会发生改变。
“比特”是一种复杂的编码方式，人类是不可能理解它的意思的，只能用特殊的程

序将其翻译成原来的样子，然后再进行分析。因此，由现代资讯科技所构成的电子档
案，在为人类提供巨大便利的同时，也会产生与人之间的距离。
2.体系依存关系
电子文档依赖于系统包括两个方面：一是从文件的制作、处理到档案的整个管理

工作，都要借助电脑进行。没有了电脑，人们就不能阅读，也不能影响到电子文档，
也就不能进行管理。二是不相容的电脑与应用程序产生的档案在交换与利用上会有很
大的难度。如果文件中的软件、操作系统、硬件更新与原有的系统不相适应，则必须
保留原有的文件，或将旧系统所产生的文件进行移植、转化，以保证原有文件的可读

性和可控性。
3.可从具体的记录载体中分离出信息
电子文档中的数据不再是一个固定的实体地址，也不是“从一而终”的，它可以

随时扩展、缩小或改变其存储空间，或改变其在硬盘上的地址，或在不同的媒体间进
行交换。由于信息和载体的可分离性，使得电子文档在物理意义上不再是“实体”，
而变成了“非实体文档”或者“虚拟文件”。
4.资讯不稳定

在很多情况下，都会导致电子文档的信息不稳定。首先，在电脑系统中，信息
的相对独立，可以很方便地进行增删和修改，并且在经过修改的时候，不会有丝毫的
变化。其次，在生产、运行和管理过程中，产生了大量的动态文件，而动态文件中的
信息也在不断地被更新和补充，以反映当前的信息。最后，由于存储介质和信息技术

的不稳定，新的编码方案、存储格式、系统软件的不断涌现，给电子信息的稳定带来
了很大的影响，新的系统需要将原始数据的格式转化为新的格式，从而导致数据的丢

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