Page 167 - 档案统计管理工作创新理论与应用
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第六章 档案数字化建设与管理
档案数字化体系建设过程中的必经之路。
纸质档案数字化中，既要保障档案实体的安全——确保纸质档案实体在数字
化过程中的纸质载体的完整性与档案内容的保密性，也要保护档案数字化图像信
息的安全——确保数字图像在利用过程中内容的真实性与保存过程中存储环境的
可靠性。
1. 档案实体安全保障
1）确保纸质档案数字化操作与数字化环境的安全
完善纸质档案数字化操作中的安全细则，如在进行数字化作业前，将工作人
员的手机与水杯单独放置于规定区域；档案扫描时，对纸张较脆弱的纸质档案使
用平台式扫描仪进行扫描；需戴手套后翻阅纸质档案；对于数字化过程中产生的
废弃物，需由档案部门相关人员检查后方能带出数字化场所等。同时，完善纸质
档案数字化加工现场的安全设施，如设立防盗报警系统，安放消防器材，安装除
湿机等。
2）制定数字化操作规章，对相关环节进行记录
对纸质档案数字化各加工环节做好记录，完善并准确填写相关记录，如《纸
质档案数字化加工流程单》《纸质档案数字化数据质检登记表》《纸质档案数字
化数据质检验收登记表》《纸质档案数字化项目验收移交清单》等，做到数字化
相关流程的纸质化、责任化。
3）对参与档案数字化的人员进行管理培训，提高档案保护意识
纸质档案数字化的工作量较大，通常采用业务外包的方式进行，由档案服务
企业实施。随之带来了数字化人员数量多、流动性大、档案知识参差与安全意识
淡薄等问题。纸质档案数字化过程中的不安全因素，很大程度上来自人行为的不
规范与管理的缺失。因此，档案部门可通过制定有效章程，约束数字化人员的日
常工作行为。通过入岗培训，提高工作人员的操作水平与档案保密意识。此外，
档案部门应建立健全监管机制，确保在纸质档案数字化过程中，有专人对数字化
各环节地进行监管，规范操作流程。
2. 数字图像安全保障
数字图像的安全保障主要有两个方面，一是利用数字水印技术保障数字图像
的利用安全。二是通过多种备份方式相结合的方式保证数字图像的存储安全。
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