Page 172 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

定、归档、保存和利用环节也都具有相当的复杂性，这既要求进行自动记录的电

子文件管理系统本身要设计规范并得到妥善维护，又要求进行手工登记的管理者
工作负责、考虑全面，一份原始准确的“生命周期表”可以被视为电子文件生命
过程的跟踪记录，可以用来证实电子文件的真实性。
4. 建立真实性的验证标准和认证体系

通过对电子文件整个生命周期内各项操作进行全程监控记录来维护电子文件
/ 数字档案的真实性离不开阶段性的真实性验证，只有经过真实性验证，监控记
录才能证明电子文件生命周期内操作是合法授权的，未影响电子文件真实性。
所谓真实性验证是指由指定人员或机构适时按照预先制定的验证标准对电子

文件 / 数字档案的真实性作出鉴定。传统档案文件的真实性验证通常发生在文件
保管责任者或保管责任机构发生变化之时，如文件向档案室归档、档案室文件向
档案馆移交之时，真实性验证的主体一般是由业务人员、文件管理人员和档案专
家组成的鉴定小组或专家评委会。由于传统档案文件在形成、保存和使用过程中

被篡改的途径比较单一、可能性相对较小，而且这种篡改比较容易识别，真伪辨
别也就十分简单。因此，验证主体往往将鉴定的重点从档案文件的真实性鉴定转
移到了真伪辨别之后的完整性、密级和价值鉴定之上。
而电子文件在形成、传输、保存和利用过程中极易受外界影响，被篡改的概

率较高，而且这种篡改具有隐秘性，不易识别，所以除了要对其进行严密的全过
程监控记录外，还必须在其存在状态发生变化的各个阶段（如集中存储、归档移
交等）进行严格的真实性验证。由于不同类型的电子文件在不同阶段的真实性验
证会有各自的特殊要求，虽然电子文件管理系统可以自动提取验证电子文件真实

性的相关要素并加以鉴定，但是要保证其具有充分的证明能力，就必须由本领域
的权威机构（如公共档案馆）对其鉴定结果进行认证，所以为了维护电子文件 /
数字档案的真实性，根据不同要求研究和制定客观的验证标准、建立和完善权威
的认证体系是极其重要的。

二、数字档案的完整性维护

（一）数字档案完整性涵义

数字档案的完整性同样具有个体和整体两层含义，由于数字档案逻辑结构复
杂，而且容易在传输、迁移等过程中发生信息丢失。所以，在纸质环境中关注较
少的档案文件个体完整问题在数字环境下凸显出来，成为数字档案完整性维护的

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