Page 171 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第六章 档案数字化建设与管理

后端控制”无法满足数字档案的真实性要求，“如果档案人员不积极介入文件的

形成和保管过程，文件将可能不存在，或至少可能不被鉴定、保存、编目和提供
利用。”所以，数字档案的真实性必须从“源头”进行维护，即要求档案人员必
须具有前端控制意识，要求档案部门在生成电子文件的电子文件管理系统的开发
设计阶段就进行“干预”，这种“干预”要求将文件档案的整个管理流程进行分

析、重组，将需要提前实施的管理环节（如著录、归档等）和管理要求（如归档
范围、保管期限等）嵌入电子文件管理系统之中，随着这些管理环节和管理要求

的提前设置，文件档案的管理效率得到提高，电子文件发生损坏和散失的可能性
降低，即使出现差错，也可被扼杀在“摇篮”中。这种将数字档案真实性管理要
求和规范标准设计入电子文件管理系统内的“提前介入”，能够从“源头”保障
数字档案信息安全，维护数字档案的真实性。

3. 全程记录电子文件生命周期的各项操作
InterPARES 研究项目在提出“前端控制”原则的同时又提出了“跟踪记录”
原则。原因在于电子文件在形成后，其自身存在的状态会因载体转换和格式变化

而不断改变，若要确认其真实性就必须提供充分的证据来证明这些改变是规范合
理的且在可承受范围内的。
这就要求对电子文件生命周期内的各项操作进行全程记录，建立全程监控记
录制度，通过管理者手工登记和系统自动记录（如运用审计技术）生成相结合，

将电子文件整个生命周期内的所有活动情况保存下来，以这种全程活动情况的记
录来证明电子文件的真实性。对于全程记录的具体内容，国家标准《电子文件归
档与管理规范》进行了详细规定：“登录处理过程中相互衔接的各类责任者（如

起草者、修改者、审核者、签发者等）；登录处理过程中的各类操作者（打字者、
发文者、收文者、存储管理者等）；登录处理过程中产生的责任凭证信息（批示、
签名、印章、代码等）；登录电子文件传递、交接过程中的其他标识”。
对于档案管理部门而言，电子文件生命周期是从电子文件形成到数字档案永

久保存或销毁的一个完整的生命过程，为对这一过程进行全程跟踪记录，有必要
在电子文件形成时建立一份“生命周期表”，将每个环节中操作的相关要素都登

记在该份生命周期表中，其中操作的相关要素可以包括文档标题、类型、操作者
身份、操作起始和结束时间、操作原因、操作内容、职责部门等，电子文件的形
成环节需要经历系统设计、文件起草、改稿、审稿、定稿等多个步骤，之后的鉴

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