Page 194 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

其他单位部门进行业务上的沟通，工作环境相对闭塞，信息交流不够顺畅。而数

字档案室通过局域网可以动态搜寻分布于单位各处的信息资源并使之重新整合利
用，使档案部门能够高效迅速地与相关机构进行信息交流与协作。数字档案室还
可以通过广域网与分布于不同地方的其他档案室形成资源共享，以网络化方式加
以互相连接，提供及时利用。从这一意义上来看，数字档案室可以说是一种无形

的信息组织与利用环境。
3. 知识管理化

在档案知识传播的过程中，知识的隐性化致使档案价值无法立即被用户掌握。
利用者在阅读档案的过程中掌握知识并重新组织成新的信息反映在新的文件中，
其他的用户再通过这份新的文件洞悉其中的隐性知识，如此周而复始，循环往复
才使知识逐渐显性化。因此，要想在组织中有效率地利用知识、共享知识必须使

知识的流转率提高，同时保证知识在传播、转移时不失真。数字档案室可谓是应
运而生，通过信息数字化和网络共享化，将文书、照片、录音、录像等各类信息
载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并连接起来，以动态分布的方式为

用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。
（二）数字档案室建设内容
数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字
档案资源建设、保障体系建设，需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保

密部门共同参与实施。
第一，基础设施建设。在网络建设方面，应在本单位的网络环境下搭建适合
数字档案管理与服务的通信网络。该数据网络应设置内部网与外部网，内部网与

单位的局域网相连，其他部门工作人员根据自己相应的工作权限查询和阅览不同
密级的档案资料，外部网通常会建立单位档案网站，以主页方式提供相关档案服
务和开展档案宣传，网站档案建设是档案信息化建设的重要步骤，它是档案部门
联系社会的重要窗口。在硬件建设方面，应配置用于数字化的输入和输出设备、

搭建网络的相关设备、电子文件存储和编辑设备等，在其中要注意资金的量入为
出，盲目的一次性资金投入而不考虑接下来硬件设备的更新换代将有可能导致后

续资金跟不上从而影响数字档案室开展日常工作。
第二，应用系统建设。传统档案室针对档案原件采用计算机模拟传统手工工
作方式建立计算机辅助档案管理系统，设计思路停留在对纸质文件管理过程的环

180