Page 198 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

缺乏综合数据挖掘和深度整合”。一方面，数字档案室的信息数据库内容还不够

充实，可利用的电子档案资源比较欠缺。其中固然有室藏档案数字化不足以及电
子档案没有及时归档的问题，但也决不能忽视涉密档案这个因素。在倡导政府信
息合理公开的新环境下，涉密档案常年累积，数量节节攀升，却无法开通获取的
渠道，妨碍了当代社会民众对档案信息的有效利用。由于档案安全保管的传统思

维深入人心，档案工作者都对涉密档案是否要解密清理深感困惑和疑虑，唯恐稍
有不慎就会发生档案泄密的工作失误，致使涉密档案的开放途径难以规划，错失
了开辟档案信息利用的新领域。另一方面，数字档案室的信息资源过度分散，无
法形成有效整合。特别是同一系统的机关档案室，档案资源都零落分布在中央、

省、市、县等各行政级别的档案室库房里，一旦想要利用某一内容的档案，很难
彻底地把这些相关主题的信息资源集中统一起来。电子文件和多媒体档案的出现
更是加剧了这种信息无序的现象，电子文件不仅保存在数字档案室中，还分散在
各科室部门，现今的文件管理模式很难做到对电子文件的完全控制；多媒体档案

的载体形式不一，同一内容的档案由于相异的存储介质可能分别存放在不同的媒
体数据库里。另外，从员工自身的角度出发，在档案资源的利用观念上虽然已摆
脱重收藏轻应用的陈腐思想，但数字档案室的服务方式离使用者的要求还有不小
的差距，没有充分认识到数据集成的重要意义，鲜少使用电子档案管理系统中的

统计分析和数据挖掘的功能。最后，在数字档案室环境下，档案信息检索平台是
用户利用档案的主要方式，但检索平台的设计更多的是从管理员的角度考虑，显
得不够人性化。界面过于复杂花哨，检索功能却过于单一，用户往往由于不熟悉
使用规则显得无所适从，影响了服务体验的效果。

三、数字档案室建设的对策

（一）实现文档全程一体化
电子文件已成为办公与归档文件的主流形态，文件生命周期理论在当今依然

适用，档案管理人员只有在电子文件的设计和形成以及维护三个环节做到时刻关
注并全程管理，才能在真正意义上确保电子文件在连续运动的各个过程中都能被
有效控制。因此数字档案室的档案信息管理系统应该与办公文件管理系统高度融

合，实现文件到档案的全程一体化信息管理。并且为了保证电子文件在部门整体
运行的管理系统中始终真实安全，未被人为篡改，并能在流转的过程中及时完整
的归档，文档一体化管理系统在设计之初就需突出前端控制的功能，使档案员工

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