Page 195 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第六章 档案数字化建设与管理

节模拟上，并没有挑战传统档案管理理论。而在建立数字档案室的新系统时应充

分考虑文档管理一体化，将文件和档案管理的全流程当作一个系统进行通盘考虑，
尤其要突出前端控制的作用，使电子文件从形成开始就具有较高的质量，突破纸
质文件管理环节分工程序上的常规，将有关管理内容重组后遵循文件生命周期理
论嵌入到应用系统的程序中。另外，选择的操作系统平台不仅要安全稳定，还要

同时考虑有业务关系的档案馆系统的兼容性。
第三，数字档案资源建设。就信息化内容而言，档案数字资源一般包括档案
目录的数据库和全文的数据库。目前来看，建设的难点和重点主要集中在后者，
在数字化的过程中暴露出了许多问题，如信息数字化的技术还不成熟且不经济，

数字化对象过多但人手不足等。另外，值得一提的是电子文件的挂接，一定要确
保档案数字化后目录与内容相匹配，否则一旦失误再想返工就会陷入档案信息的
汪洋大海中，很难在短时间内修补差错。因此必须从源头出发，在数字化工作过
程中扫描人员和录入人员就要注意多核对档号和文件题名，而管理人员在验收复

审的环节也要特别注意，防止由于员工的粗心导致电子文件挂接出现问题。
第四，保障体系建设。无规矩不成方圆，制度的完善是数字档案室建设的保
障。传统档案室向数字档案室的转变促使原先诸多档案室的制度不再适用。由于
电子文件与纸质文件一样成为档案的主要信息资源，首当其冲的就是单位档案管

理层必须根据国家有关部门颁布的相关标准细化和规范电子文件的归档和管理，
特别是进一步加强与之配套的元数据、数据存储格式、电子文件保管期限等一系
列标准。其次，数字档案室离不开通信网络和信息设备的支撑，因此网络架构的
标准化，通信器材的有效维护也需要档案部门制定相关制度予以规范。最后，良

好的人力资源建设制度必不可少，只有通过多方引进高素质人才，深入挖掘内部
员工潜力，逐步形成健康稳定的人才梯队，数字档案室才能长期合理运转。

二、数字档案室建设存在的主要问题

（一）档案管理系统与办公自动化系统融合不深
一种情况是数字档案室还没有彻底淘汰传统档案工作的管理系统。这种基于
电脑模拟手工工作方式而建立的计算机辅助档案管理系统，在档案室自成一体，

没有与整个行政和业务部门的文件管理系统相通，单纯是为了优化纸质档案管理
流程，达到工作效率提高，工作标准规范，工作质量上升的目的，管理对象仅仅
是电子目录、档案图像的扫描件等。在检索方面，可对电子档案目录实现多种途

181