Page 199 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第六章 档案数字化建设与管理

能够及时在电子文件的初期进行适当的干预。现实情况是，政企部门大多分开购

买办公自动化管理系统以及档案信息管理系统，这样就导致两者系统很难有效兼
容，更奢谈完美融合。因此当地政府信息部门与档案部门应联合成立项目协调小
组，在全面调研的基础上，由政府牵头，集结各方面优势资源，委托相关公司统
一开发并积极向社会各界推广一套政府办公和企业办事皆适用的办公自动化管理

系统，在系统当中合理嵌入档案管理的功能模块，实现文档全程一体化以及前端
控制。由于政府倡导的管理系统具有政策补贴的优势，因此各企事业单位不仅能

够以低于市场价格使用标准通用的电子文件管理系统，还能实现行政、业务部门
与数字档案室在系统上的有效契合，在优化办公系统环境的同时，也为数字档案
室提供了相对应的管理系统。
（二）加快机关档案与电子政务的系统对接

在机关单位中，因为各系统在设计之初时缺乏宏观视野和整体规划，使得系
统之间难以进行信息畅通的交流与便利的共享。电子政务系统往往与档案管理系
统泾渭分明、互不交融，导致政务信息无法及时有效地归档，大大地降低了工作

办事的效率。机关档案部门必须活用地方相关政策，积极争取将数字档案室的建
设纳入到电子政务的规划中，在电子政务的信息系统设计中合理融入档案管理的
功能并充分参考数字档案文件的每项系统要求以及格式标准，实现电子公文信息
与数字档案的有效转化，从而在真正意义上打破各信息系统间的隔阂，方便快捷

的保存归档。同时档案从业人员作为知识工作者，可以充分发挥档案信息资源的
潜能，为电子政务工作提供咨询、培训、分析以及决策等相关信息服务，逐渐树
立一体化电子政务的服务理念。具体来看，数字档案室可以借助电子政务快速发

展的契机，搭上电子政务资源丰富的顺风车，在电子政务的构建中逐渐完善融合。
首先电子政务的网络是政府部门专用，安全高、重保密、速度快、服务好，数字
档案室完全可以借助政务网搭建自己的平台和系统。其次，电子政务采购的网络
硬件与软件在级别上均属一流，无论是网络服务器、路由器还是防火墙和杀毒软

件都质量可靠，数字档案室可利用。最后，电子政务每年都会划拨专项资金，数
字档案室如果能够作为电子政务信息化的组成部分，就可以符合资格享有专款的

支配权，可大大加快档案室信息化建设的进程。
（三）丰富数字化档案信息资源
档案信息资源的建设是数字档案室今后发展的重中之重，“要以接收原生电

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