Page 196 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

径的检索，相比手工检索，在搜索速度、准确率以及检全率方面更有优势；在编

目方面，可对电子档案目录的字体和格式进行多样化的编辑和整理；在统计方面，
可对电子档案的内容和利用情况进行不同主题不同方式的统计。但总体而言，计
算机辅助档案管理系统无法有效满足当今使用者各种层次的工作需求。
另一种情况是虽然数字档案室的档案管理系统与文件管理系统在设计之初时

要求体现全程管理，但在实际运行后却发现并未实现真正的一体化。档案工作人
员并没有通过档案信息系统过早的介入到文件特别是电子文件产生的源头，这说

明档案管理系统设计的功能与实际工作的需要还存在相当大的差距。另外有些部
门把档案信息系统与办公管理系统合二为一，设计成一个统一的电子文件管理系
统，初衷非常好，但是在系统模块的设计上过于看重现行文件的管理，对电子文
件如何归档和归档后如何后续管理等操作环节上没有进行深入的考虑，造成系统

在档案处理环节上功能太少，无法进行合理有效的档案管理工作。
（二）档案管理系统与电子政务系统联系不紧
档案是行政工作的工具之一，具有资质的作用，通过对大量档案的利用和分

析，有助于政府机关对关乎人民利益的政策方案做出正确的判断。因此机关数字
档案室与电子政务有着天然的联系，两者应紧密相容，进一步提高行政决策的科
学性，然而目前机关数字档案室的电子档案管理系统与电子政务系统普遍没有融
合成一体。在系统设计上，电子政务系统以本机关单位业务为核心，围绕文件的

流程管理进行设计，突出了办公操作的便利性，而电子档案管理系统根据相关信
息资源管理标准制定，更加注重系统的规范性和安全性，两者的技术标准、系统
环境、设计理念皆自成一体，很难实现有效对接，拖累了政府信息化服务的效率。

其中分为以下两种情况：一是在电子政务系统设计之初就没有考虑电子档案管理
系统子模块，导致后期机关数字档案室建设时新上线的档案管理系统无法与之合
并，成为两个平行管理系统，无法有效进行信息资源的整合和利用。电子政务系
统产生的电子文件与归档标准不统一，无法直接归档，需要重新进行人工二次转

换，无形之中还造成资源的浪费。二是电子政务系统含有文件归档模块，但是与
档案管理系统的归档功能和要求并不一致，无法兼容，只能成为无用的摆设。

（三）档案信息资源数字化不足
在数字档案室建设的初期阶段，各机关企业基本都是把重心放在网络环境的
搭建和软硬件设施的采购上，这种建设思路原本没错，传统档案室的办公设备和

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