Page 29 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

第一章 档案管理概述

不允许利用单位或个人长期保存，用毕一律退回。及时催还借出的档案，一时归
还不了的应问明原因，整理好档案借阅查询登记簿，并在档案借阅查询登记簿上

注明原因及催还情况。
4.做好处置时的档案保护
（1）加强档案移交的安全管理
第一，做好交接前的准备工作，对所有保存档案进行一次全面清理，做到账

物相符。第二，按档案移交要求编制移交清单，有特殊情况需要说明的，附于清
单后。
（2）加强档案转移运输中的安全管理
第一，档案转移运输时，使用牢固、干燥的包装材料和装载形式，对被送档

案进行包装，并进行档案安全检查，防止转运过程中档案的损失。第二，档案转
运中包装箱应符合档案安全要求，全程注意档案的完好与完整，避免档案损坏、
被盗、丢失。第三，档案远距离运输转移，应考虑天气变化，防范暴雨、冰雪或
大风等恶劣天气以及突发事件可能对档案造成的损失或危害。

三、基于全过程安全管理的档案保护新模式

（一）前端管理阶段的档案保护

1.明确档案收集范围
前端管理主要是指对档案收集、接收的管理。有效的前端管理能够保证重要
珍贵档案纳入安全管理范围，防止档案流失。基于全过程安全管理，档案工作
者在进行前端管理时，应当围绕档案收集范围对归档材料进行认真甄别和系统

梳理，确保有保存价值的档案材料及时归档，使这些档案材料尽快进入被保护状
态，以避免在被接收之前遭到篡改或破坏。同时，也方便随时调取、查阅最新的
档案资料，增强档案的效用。新修订的档案法对档案收集范围的明确规定，也体
现出了国家在档案保护方面的重视态度，有助于提高机关、团体、企事业单位和

其他组织对档案保护工作的关注。
2.明确档案移交职责
在前端管理阶段，档案管理机构除了自主收集之外，也会通过接收来自其他
正规途径的移交档案，进行档案收集。在此过程中，新的档案法对档案移交做出

了比较详细的规定，并要求机关、企业事业单位、团体等组织，必须定期移交档
案，且档案馆不得拒收，而且明确规定任何个人不得将档案据为己有。据此可以

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