Page 139 - 现代档案管理与档案信息化

第四章 档案信息化建设

利用方式标准：规范档案利用的方式，包括现场查阅、在线查询、档案复制、
档案借阅等。对每种利用方式的操作流程和要求进行明确规定，如现场查阅应在
指定的查阅场所进行，遵守查阅纪律；在线查询应通过档案管理系统进行，确保

用户身份认证和数据传输安全；档案复制和借阅应办理相关手续，明确复制和借
阅的期限和归还要求。
利用服务标准：提高档案利用服务质量，要求档案管理人员热情、周到地为
利用者提供服务。建立档案利用登记制度，记录利用者的基本信息、利用目的、

利用内容等，便于对档案利用情况进行统计和分析。定期收集利用者的反馈意见，
不断改进档案利用服务工作。
（五）档案销毁标准
销毁鉴定标准：制定档案销毁鉴定的原则和方法，成立档案鉴定小组，定期

对档案进行鉴定。明确档案销毁的条件，如对保管期限已满且无保存价值的档案，
经过鉴定确认后可以销毁。鉴定过程中，要对档案的内容、价值进行全面评估，
确保销毁的档案确实已无保存必要。
销毁审批标准：规范档案销毁的审批程序，明确审批权限和审批流程。销毁

档案必须经过严格的审批，一般需经本单位负责人批准，并报上级主管部门备案。
审批过程中，要对档案销毁的必要性和合法性进行审核，确保销毁工作符合规定。
销毁执行标准：规定档案销毁的执行方式和要求，如采用粉碎、焚烧等方式
销毁档案，确保档案信息无法恢复。销毁过程应严格保密，由两人以上监销，并

做好销毁记录，记录内容包括销毁档案的名称、数量、时间、方式、监销人员等，
销毁记录应永久保存。

四、档案信息化建设标准规范

（一）电子文件管理标准
电子文件生成标准：规范电子文件的生成过程，包括文件格式、元数据记录、
电子签名等要求。规定电子文件应采用符合国家标准的文件格式，确保文件的可
读性和兼容性；记录完整的元数据信息，以便对电子文件进行管理和利用；采用

可靠的电子签名技术，保证电子文件的真实性和完整性。
电子文件归档标准：明确电子文件归档的时机、方式和要求。电子文件可采
用在线归档或离线归档的方式，归档时应确保电子文件的完整性、准确性和安全

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