Page 187 - 现代档案管理与档案信息化

第六章 电子档案管理系统

上次备份以来发生变化的数据，备份速度快、占用空间小，但恢复数据时需要依
赖之前的全量备份和所有增量备份，可每天进行增量备份；差异备份则备份自上
次全量备份以来发生变化的数据，恢复数据时只需上次全量备份和最近一次差异

备份，备份时间和空间占用介于全量备份和增量备份之间，可每周进行一次差异
备份。此外，还可采用异地备份的方式，将备份数据存储在不同地理位置的存储
设备或云存储中，防止因自然灾害、设备故障等原因导致本地数据全部丢失。
2. 备份频率与存储周期确定

根据电子档案的更新频率和重要程度，确定合理的备份频率和存储周期。对
于更新频繁、重要程度高的电子档案，如财务数据、业务合同等，增加备份频率，
每天进行增量备份，每周进行差异备份，每月进行全量备份；对于更新较慢、重
要程度相对较低的电子档案，可适当降低备份频率。备份数据的存储周期应不少

于电子档案的保管期限，对于具有永久保存价值的电子档案，其备份数据应长期
保存。同时，定期对备份数据进行恢复测试，验证备份数据的完整性和可用性，
确保在需要时能够成功恢复数据。
（二）元数据管理策略

1. 元数据标准遵循
遵循统一的元数据标准，是实现电子档案有效管理和长期保存的基础。采用
国家或行业认可的元数据标准，如《文书类电子文件元数据方案》《照片类电子
档案元数据方案》等，确保元数据的规范性和通用性。元数据应全面描述电子档

案的内容、背景、结构和管理信息，包括文件题名、形成时间、形成单位、文件
格式、密级、保管期限、关键词等基本元数据，以及与电子档案相关的特殊元数
据，如照片档案的拍摄地点、人物信息，音像档案的时长、采集地点等。
2. 元数据维护与更新

在电子档案的整个生命周期中，对元数据进行持续维护和更新。当电子档案
的内容、格式、存储位置等发生变化时，及时更新相应的元数据信息，确保元数
据与电子档案的实际情况一致。定期对元数据进行检查和清理，删除无效或冗余
的元数据，补充缺失的元数据信息。同时，建立元数据备份机制，防止因元数据

丢失或损坏导致电子档案管理混乱。通过有效的元数据管理，为电子档案的检索、
利用和长期保存提供准确的索引和描述信息。

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