Page 101 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

（二）档案管理研究总结
1. 传统档案管理研究
人事档案的主要价值在于真实记录和保存个人历史信息和活动，为之后的人

事管理活动提供可靠保证。在传统人事档案管理模式中，人事档案的保存几乎都
是以实体物质为载体，比如纸张。虽然纸质人事档案的管理已基本做到规范化、
制度化，但管理中存在诸多弊端：纸质人事档案内容上的信息不一直、过程中易
作假性造成了一些问题。同时，纸质人事档案传递过程中经手次数、装订次数多，

可能导致因磨损而毁坏乃至个人信息模糊丢失的现象。人事档案管理的信息化是
不可避免的，但不能完全消灭纸质档案的管理。一是纸质资料信息仍是社会公共
管理中不可缺少的一种信息载体。二是有些盖章、签名文件是需要留存原件的。
纸质化的人事档案可扫描转化成影像信息，但有些盖章纸质原件也需要留存备份。

长期以来，人事档案管理工作一直沿袭传统的、简单的纸质资料存储、手工
操作整理等方式，存在诸多不足，严重阻碍了人事档案管理信息化进程，与信息
化飞速发展的环境已凸显出明显的不适应，所以优化信息化的人事档案管理流程
迫在眉睫。优化人事档案管理流程的根本目的是充分应用现代信息技术手段，对

人事档案进行电子化存储于管理，利用信息数据的准确、便捷性，快速地提供档
案信息资料，提高工作效率，提升档案信息利用率，为人事工作提供有力的保障
服务。

2. 信息化档案管理研究
信息化人事档案管理模式与传统模式相比，更加便捷化、网络化和现代化，
属于新兴的网络化人事档案管理模式。其通过对纸质人事档案的扫描，将纸质的
资料表单信息转换成数字的文本和图像，减少传统管理流程中的信息安全漏洞。
因纸质人事档案管理转信息化档案管理需人员权限、操作方式不同，需要从技术

方面和工作流程规范化的操作方式才能保障信息的安全性。
信息化档案管理应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处
理，保存移交接收处理记录。对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行
检查，对不合格的进行标注，对检查合格的电子档案进行登记。可进行电子档案

数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。支持电子档
案的查找、审核和转递，支持在线申请、在线审批、在线查看、授权下载与打印
等处理，并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。可自动归类与排序，统

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