Page 125 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

管理约束进行有效的结合。一般以数据库的需求规范、设计规范、建设规范为主
线来分析建设过程中所涉及的主要技术标准。
基于数据管理层次的分析主要是从档案数据元素规范、档案著录结构规范、

档案数据交换格式规范等三个层面对相关标准进行研究。首先，档案管理需要良
好的数据元素规范，由于档案数据元素规范主要来源于相关法规标准，或是参照
其他基本元素规范和自定义规范，因此需要引用参考大量的相关标准。同时，对
于基本的数据元素需要采用规范的方法进行描述，提倡借鉴 ISO11179 对数据元

素进行规范化描述。其次，著录格式是一系列数据元素规范的综合，是构建档案
数据库模式的重要参考依据。它能够更全面、准确地描述文档，在构建档案数据
库的过程中，著录格式标准发挥了重要作用。在电子环境下，档案著录的定义与
传统认识已经有了很大拓展，与国外先进国家比较，当前我国的著录标准普遍缺

乏多级著录思想，尚未形成完整的著录规则体系，著录标准化需要进一步加强。
第三，交换格式作为事先约定的用以在不同信息资源单位进行信息交流的数据结
构，对于档案信息资源的共享具有重要的支撑作用。理论上说，如果大家都遵守
相同的著录格式，那么该格式本身就可以转化为一定范围内的交换格式，而事实

上交换格式都是在综合研究多种内部著录格式的基础上获得广泛认可后形成的。
交换格式与著录格式之间存在着密切的联系，但二者的目的、制定部门、数据要
求、适用技术都有所差异。著录最根本的作用在于为检索体系提供基础数据，交
换的主要功能在于外部交流和数据共享。著录格式和交换格式的区分不是绝对的，

二者之间可以进行相互转换。像在档案文献领域内应用的多种类型的著录和交换
格式，包括 ISAD（G）、MARC、EAD、DC 等，彼此之间都可以进行交换，这
就在相当大的范围内保障了信息的共享基础。
2. 档案数据库标准体系的构建

档案数据库的建设作为档案机构进行信息资源开发的主体活动，是涵盖资源
描述、资源加工、数据库设计、应用系统建设等活动在内的复杂活动，涉及大量
人力、物力、财力的投入使用。因此必须就档案数据库建设过程中所涉及到的各
类标准规范进行系统管理，构建科学、合理的标准体系。

构建合理的适用于档案数据库建设的标准体系，有利于对来源广泛、性质各
异的标准规范进行有机组合，切实指导档案数据库建设，并确定未来相关标准的
发展趋向。按照开放、系统、结构合理、可维护、立足现实等原则构建档案数据

·118·