Page 128 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第四章 人事档案数据库建设

等内容上二者具有非常紧密的联系，简而言之，文件在使用或办理完毕后经鉴定
归档形成档案。在我国，由于实施的是文档分离的管理体制，文件与档案由不同
的归口单位进行管理，这种体制对文件和档案管理都带来了重大影响。实际工作

中，由于文书与档案工作的分块管理，使文件到档案的转化和衔接过程并不顺利，
档案部门不去考虑如何衔接利用文件处理阶段已经形成的原始数据，文件处理部
门也没有将揭示档案外部特征和内部特征的信息在文件登记中形成，这样由于体
制分割造成文档信息分割，对于电子文件管理，也同样需要从文件生命周期整个

过程来管理，要求档案人员对电子文件实施前端控制以便有效保管。通过共享数
据结构，将文件、档案在后台数据库中合并管理，自动记录文件生命周期不同阶
段的属性，真正实现对文件的前端控制和全程管理。这样，不同流程环节的信息
处理都可以对这个共享结构进行操作，包括输入、输出、修改等。由于采用的是

共享结构，在相当程度上降低了分割管理对晚间档案一体化信息的冲击，流程之
间的运转更加平滑流畅，真正实现文档信息的一次输入、多次输出、重复利用。
3. 档案数据库是提升档案服务水平的重要工具
档案工作是一个复杂的管理系统工程，它是包括档案收集、整理、鉴定、保

管、统计、提供利用等各环节在内的系统的管理活动。在整个活动链条中，贯穿
着两种基本运动：物理和信息流。
（二）档案数据库建设基本程序

1. 数据采集、录人、校对工作
将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录人过程需要较严格的校对审核。
如审查字段的数据形式是否正确，字段长度与确定的结构长度是否符合，各种标
识符号是否有误等。这其中还可能包括对不同格式的数据进行转换等工作。
2. 数据质量验收、汇总、入库和网络发布

由于计算机硬件不断更新，计算机网络技术迅猛发展，数据库系统发生着很
快的变化。虽然它的基本组成部分仍然是数据、软件和硬件，但是它们的范围、
规模和复杂性都大大地扩展了。其中最主要的变化就是数据库产品具有了 Web
连接性，利用网络作为查询和发布库中数据的手段，数据库方式成为网络信息资

源组织与发布的重要方式。对于档案信息资源来说，数据库也是其在网上的有序
组织形式。数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条
件，是信息系统的核心。数据库技术与网络技术的融合极大地方便了档案信息的

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