Page 127 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

与其他多数系统一样，应当采用体系的方式来进行档案数据库的综合质量控
制。由于 CMM、ISO9000 族的质量管理标准主要是针对软件开发企业的质量体
系认证，而不是对数据库产品认证，对于“软件 + 数据 + 管理”三层结构的档案

数据库，其质量控制体系不能照搬 CMM 等标准，应在档案数据库标准体系基础
上构建质量控制体系。标准体系与质量控制体系之间本身就存在不可分割的联系，
质量体系的建立过程往往也是标准化的过程，虽然在管理范围、表现形式上存在
差异，但二者设计原理一致，程序雷同，标准体系是全面控制档案数据库质量的

标杆，能够反映质量控制体系的实质内容，标准体系本身就是多种质量控制要求
的集中体现，通过标准体系控制质量便于实施。同时，标准体系的发展会为质量
控制带来新的内容，通过嵌入、改写等方式可以将标准体系的要求转换为质量控
制措施。

第二节 人事档案数据库建设的问题与对策

一、档案数据库建设的意义及基本程序

（一）档案数据库建设的意义
1. 缓解档案保存与利用的矛盾
采用档案数据库管理能够极大地缓解档案保存与利用的矛盾。档案不同于一

般的历史文物，它具有原始性、记录性等特点，在实际查考利用过程中，人们偏
重于使用原始的档案文件，但实际上档案的原本、原稿往往都只有一份孤本。这
样，在档案的保管和利用环节就存在着这样一对固有的矛盾，如何在充分提供档
案原始信息的同时避免珍贵档案的破损一直是档案人员关注的课题。采用档案数

据库管理可以充分实现档案的查考价值，无论是对产生者的第一价值还是对社会
公众的第二价值，通过数据库都能能够得到有效实现，特别是采用全文数据库和
多媒体数据库的管理形式，可以最大限度地减少使用档案原件的机会，使档案实
体能够得到最好的保护。

2. 改善了文档管理流程
文件生命周期理论认为文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过
程，文件和档案是我们对这一周期不同阶段的不同称谓，在实体管理、属性管理

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