Page 226 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第七章 信息化背景下事业单位人事档案信息安全研究

方双方对有关档案法律有足够的了解，理解相关法律背后的法理逻辑，充分认识
到遵循相关法律法规制度对各方权益保护和数字档案安全的重要性。良好的档案
法制宣传可以促进从业方和利用方共同遵守相关档案法律法规，通过双方了解且

愿意遵守相关档案法律法规制度，形成良好配合，才能更好促进数字档案发展，
保障数字档案信息安全，更好利用数字档案。
（二）建立内部控制制度
数字档案的内部控制指的是档案业务主体在归集、保管、提供档案服务的过

程中，基于保护包括维护数字档案完整性在内的数字档案安全，确保相关数字档
案在真实、可靠方面获得合理保障，为数字档案业务的高效、经济考虑而制定的
一系列有关的政策、标准、程序及措施的过程。

1. 建立利害岗位分离
数字档案作为当前档案发展的进步趋势，越来越多的承载了对组织机构和个
人发展过程的记载重任。在此情况下，建立完善的内部控制制度刻不容缓。而建
立维护数字档案信息安全的数字档案管理内部控制制度首先要做的是明确岗位的
分离。数字档案管理的岗位分离体现为具有相互制约、具有利害关系或岗位兼任

情况下可能出现舞弊的岗位之间不得由同一人担任。
首先是数字档案主体的业务部门人员不得和档案人员兼任，相关的内部审计
人员不得和档案人员兼任等。这些存在利益冲突的职位一旦为同一人所兼任，就
很可能出现内部控制上的重大漏洞，使这些人员处于自己监管自己的状态，极易

出现篡改、损毁数字档案的舞弊。
大规模的数字档案管理依托于大型信息系统，相关的岗位分离也从传统档案
单一的档案岗位内部分离转变为包含服务器运营、信息系统编写等更大层面的分
离要求。如编写档案信息系统的程序员和运营维护的系统管理员、数字档案信息

系统可行验收的信息系统审计人员、数字档案相关管理设备的采购人员、数字档
案运维系统建立的决策人员等不可兼任同一岗位，否则极易使相关人员凌驾于数
字档案信息系统的安全保护机制之上，从而出现数字档案信息系统舞弊，即出现
数字档案可能被无权限的上述人员通过信息系统后门或漏洞肆意篡改和损毁。

数字档案的安全保障需要对包括但不限于上述的一些存在利害关系的岗位间
分离，且这一分离不仅是形式上的，还需是实质上的。根据相关数字档案安全保
障的价值所采取的不同层级的保障，这些职位分离还可能需要进一步扩展到相关

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