Page 239 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第九章 环境保护档案信息化应用

护信息化档案管理系统以及资料库的建设与管理，加强对环境保护档案资料信息
内容的检索，合理应用各种现代化的管理理念、规范应用，进而提升环境保护档
案资料的使用效率，真正做到档案信息内容的有效共享。
（七）加强环保档案的安全防护

1. 存档与借阅同步记录
档案实体与数字化信息之间应该相互备份。环保档案部门应做好实体和数字
档案的同步存档管理工作，应对环保档案记录全部进行记载，便于在出现风险后
可以采取对应的方法进行补救。对环保档案的存档和借阅进行同步管理时，需要

从两个层面上进行规范，分别是制度层面和信息化工作流程层面。一是在制度层
面，环保档案的存档操作和借阅操作都要同步进行，不论实体档案还是数字化档
案在操作时，对应的档案系统都要将记录进行同步，这样可以保证两个系统保持
统一的状态，便于之后的信息查询和使用。如果信息化档案存档或借阅后，实体

档案管理人员没有接收到对应的实体同步请求，那么数字化信息系统中的记录和
实体环保档案系统中的记录就会存在差异，这时候如果进行实体档案的借阅，可
以继续借出环保档案，但是信息化系统中却借不出来，这种情况的出现，会给环
保档案管理带来一定的安全风险。二是信息化工作流程层面，环保档案在存档管

理时，所有的信息化操作动作都要以环保档案实体管理为基础，所有的信息化操
作都要在实体环保变化之后再进行变化。环保档案数据库管理员、实体环保档案
管理员要分别具备对应的档案系统管理权限。
2. 线上线下档案使用权限同步限制

为了顺应信息化时代的发展，多数环保档案管理部门开始环保档案信息化建
设，但是在信息化建设过程中，实体环保档案和信息化环保档案系统之间会存在
脱轨的问题。两个系统之间并不同步，这种问题的出现会造成两个环保档案管理
系统的权限分配出现不一致问题。比如，针对一些传统的实体档案，实体管理人

员具有较高的权限限制，而一些经过数字化处理的环保档案，档案管理人员并不
知道这类档案对应的实体档案的权限标准，所以，会降低此类档案的使用权限。
对此，环保档案管理部门要对档案数字化处理工作作出明确的规定和要求。首先，
要求数字化环保档案存入档案系统之前，应该确定好对应的机密等级以及可以被

访问的用户权限。这样可以为档案管理人员提供一个明确的用户使用权限表。其
次，所有的数字化环保档案在进入信息化数据库管理之前，都要经过实体档案管

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