Page 141 - 新时期档案工作理论与实践研究

第五章 数字档案室建设探索与实践

需对实物档案进行数字化，由于该项工作繁琐细致、工作量非常大，是企业数字
档案室建设的重点工作。国有大型企业馆藏纸质档案时间久，数量大，种类多，
内容杂，这就要求在数字化工作开展之前，必须开展前期准备工作。首先对企业

馆藏档案进行调查摸底，对档案的数量、种类、珍贵程度进行统计。其次明确开
展数字化的先后顺序。按照由查阅利用频率较高档案到查阅利用频率较低档案，
由珍稀档案到普通档案，由年代较近档案到年代较远档案的原则，有计划分批次
地开展档案数字化工作，用有限的资金、人员及设备，高质量、高效率完成最大
量的工作。最后要加强检查验收，确保数据质量。数字化加工环节多，数据录入、

文件扫描、图片处理、数据挂接及归档，哪个环节出现问题，都会影响数据质量，
要制定企业《档案数字化成果评估办法》，实施数据质量全程控制，保证数字化
成果真实、完整、可用、安全。
（二）数字档案室建设工作难点

数字档案室建设的目标之一是实现档案单套制归档，电子档案在线接收是档
案单套制归档的基础。此项工作涉及多专业协同，多部门参与，是企业数字档案
室建设的难点。一是完成档案管理系统与业务管理系统的衔接。实现业务部门电
子文件在线接收，需要业务部门、档案管理部门，信息技术部门共同参加，充分
调研各方意见和工作需求，使用多种技术手段，完成与业务管理系统的对接。自

动捕获业务系统档案数据，完成电子文件在线接收，实现数据资源的远程归档。
档案管理系统预留好接口，与企业 OA 办公系统顺畅对接，实现文书档案的自动
归档，对管理系统进行重新设计，对已有的业务管理系统，增加归档接口，对新

增加的业务管理系统，预留电子文件归档接口，以减少后期的工作量。二是制定
元数据方案，确保归档电子文件四性。元数据是描述电子档案的内容、背景、结
构及管理过程的数据，保证归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。
结合部门业务特点，制定各类业务系统元数据方案，确保归档电子文件的四性，
制定电子文件归档范围，实现在线检测归档电子文件四性，避免大量残缺数据进

入档案管理系统，占用存储空间，造成存储空间的浪费。

二、数字档案室高质量建设的基本路径

（一）提高全员数字档案室建设意识
一是强化管理层的数字档案室建设意识。针对数字档案室建设，单位必须重

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