Page 159 - 新时期档案工作理论与实践研究

第六章 学校和学生的档案管理

习轮转手册、党员材料等等，而各个部门又有各自的管理系统，有时会忽视档案
保存这一方面或者没有按学号排序等等。各个附属教学医院的实习轮转制度又不
同，有的同学实习结束后就交给医院而没有复印一份给学籍档案管理人员保存进

档案。另外，由于近年来学制的改革，使一些学生在整个八年或九年的学习期间
有三个学号，本科阶段学号、硕士阶段学号、博士阶段学号，期间还会更换班级
和辅导员，这些问题都可能导致档案管理工作出现混乱，所以需要医学院要制定
一套完整的档案管理规章制度，明确归档内容与归档时间，明确责任与奖惩，做

到有章可循、有据可依；要有专门的分管领导组织各部门定期开会或电话沟通，
随时补齐缺失的材料。
（二）档案管理队伍要与时俱进、提高业务能力

1. 档案的收集与整理
档案管理员不仅要具备良好的道德素养维护档案的安全，更应该及时了解学
院的各项教学改革内容、熟悉相关的计算机软件使用，不断提高收集档案、整理
的档案的能力。具体来说，要根据医学生的各阶段学习内容制作一个工作流程图，
把每一年不同的月份里所要收集的不同年级的不同内容的材料写出来，标注好由

哪个部门提供，必要时去督促该部门提供完整的材料。不同年级的档案袋要按学
号有序摆放，贴上醒目的标签便于查找；对于本科升硕士或硕士升博士的同学要
及时在档案袋上更换新的学号，如果长学制博士与三年制博士混合成班级还需要
重新排序。

2. 档案的审核与调取
每年六月份毕业转档时工作量大，往往会有医学院各行政部门的工作人员参
与帮助审核与封档，但是这种突击帮忙的做法非常容易造成档案内容的漏放或错
乱。因为几百份档案在短短几天内放入各种材料还要逐项审核并盖章，非常容易

出错。所以档案管理员要加强责任心、提高业务能力，该项工作应该以档案管理
员为中心按照档案管理员的布置井然有序地完成。一个班级的档案全部整理好封
好再整理另一个班级，所缺的材料要汇总到档案管理员那里备案。对于迟毕业或
晚报道的同学，档案管理员必须见到报到证或者调档函才能调取档案。为了保障

学生学籍档案管理质量，有条件的学校可以建立学生档案电子平台，除了档案袋
里的纸质材料以外，电子平台还可以保存每位研究生的导师姓名、所发表的论文、
综述、个案、专利等信息，这样需要了解或总结医学院的办学成效时只要登录电

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